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Wie Du mit Kaizen deine Kanzlei-Arbeit besser organisierst

Wie Du mit Kaizen deine Kanzlei-Arbeit besser organisierst

Wenn Du Dich beim Lesen der Überschrift gerade gefragt hast: „Kaizen? Was ist das denn?“, dann geht es Dir wie mir, als ich den Begriff zum ersten Mal gehört habe. Ich dachte automatisch an ein Gericht bei meinem Lieblings-Asia-Restaurant („Einmal Kaizen mit Hühnchen und scharfer Soße!“), aber da lag ich falsch. Nun ja, zumindest die grobe Richtung stimmt, denn Kaizen ist tatsächlich ein asiatischer Begriff – er kommt aus Japan, um genau zu sein. Der erste Teil Kai bedeutet dabei so viel wie „Veränderung“ oder „Wandel“, während der zweite Teil Zen übersetzt „zum Besseren“ heißt. „Veränderung zum Besseren“ – das hört sich doch schon mal gut an, oder? Aber was hat das jetzt mit Deiner Arbeit als ReNo zu tun? Einen Moment noch, das erkläre ich Dir gleich. Zuerst will ich aber noch kurz erzählen, was es mit diesem Kaizen so auf sich hat.

Kaizen veränderte die Arbeitswelt

Kaizen ist nicht nur ein japanisches Wort, sondern auch eine Philosophie. Die wird in Japan schon ganz lange praktiziert, aber in Westeuropa und den USA kennt man Kaizen erst seit den 1970er Jahren. Du bist wahrscheinlich zu jung, um Dich daran erinnern zu können, aber damals tauchten plötzlich viele japanische Autofirmen auf den westlichen Märkten auf: Honda, Toyota, Mitsubishi und so weiter. Das Problem – zumindest für die traditionellen Autobauer – war, dass die japanischen Autos nicht nur qualitativ hochwertig, sondern auch noch sehr viel günstiger als deutsche oder amerikanische Autos waren. Und das lag an Kaizen. Denn die japanischen Unternehmen waren ständig auf der Suche nach Veränderungen zum Besseren. Dadurch gelang es ihnen, schneller und günstiger zu produzieren und konnten daher die Autos billiger anbieten.

Kaizen im Büro und in der Kanzlei

Auch Du kannst Kaizen – oder zumindest Teile davon – nutzen, um Deine Arbeit schneller und smarter zu erledigen. Besonders gut geeignet scheint mir da das 5-S-Prinzip: Die 5 S stehen dabei für die Begriffe Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. Keine Angst, das musst Du Dir nicht merken – es sei denn, Du willst demnächst bei Günter Jauch zum Millionär werden. Viel wichtiger ist, dass Du weißt, wofür diese Begriffe stehen:

Seiri: Ordnung schaffen

Mal ehrlich: Wie sieht Dein Schreibtisch aus? Alles an seinem Platz oder kreatives Chaos? Wenn ersteres zutrifft, dann Herzlichen Glückwunsch, Du hast die erste Stufe der 5 S bereits bewältigt. Wenn nicht, dann musst Du jetzt erstmal ran. Schau Dir Deinen Schreibtisch mal an. Wenn Du nicht auf Anhieb sagen kannst, welche Farbe Deine Schreibtischplatte hat, weil überall alles voll liegt, dann heißt es: Aufräumen! Alles, was Du nicht ständig brauchst, muss weg – in die Schublade, ins Regal, in den Aktenvernichter oder in den Müll.

Seiton: Ordnungsliebe

Jetzt geht es erstmal darum, den Dingen, die noch auf dem Schreibtisch verblieben sind, einen festen, dauerhaften Platz zuzuweisen: Das Telefon steht rechts neben Dir (oder gerne auch links bei Linkshändern), dahinter steht der Locher und daneben der Hefter. Der Behälter mit den Stiften steht links vor dem Tesa-Abroller und so weiter. Dinge, die Du nicht täglich brauchst, wie zum Beispiel einen Klebestift oder einen Bleistiftanspitzer kommen in die Schublade. Aber auch hier gilt: Jedes Ding an seinem festen Platz!

Seiso: Sauberkeit

Halte ab sofort Deinen Arbeitsplatz sauber! Wenn Du in der Pause ein Brötchen gegessen hast, dann entferne die Krümel, schmeiß die Brötchentüte weg und wische gegebenenfalls mal feucht über die Tischplatte. An einem sauberen Arbeitsplatz macht es viel mehr Spaß zu arbeiten!

Seiketsu: Persönlicher Ordnungssinn

Dieser Teil ist gar nicht so leicht, besonders, wenn Du eigentlich eher etwas chaotischer veranlagt bist. Hier geht es nämlich darum, die einmal geschaffene Ordnung aufrecht zu erhalten. Du hast den Locher benutzt? Dann stelle ihn danach wieder an seinen Platz. Ausreden wie: „Den brauche ich ja heute Nachmittag eh wieder“ gelten nicht! Deine Kaffeetasse ist leer und du willst heute keinen Kaffee mehr trinken? Dann bringe die Kaffeetasse sofort in die Küche und räume sie gleich in die Spülmaschine ein.

Shitsuke: Disziplin

Hier geht es darum, dass Du dich zunächst mal an die ersten 4 S hältst. Das wird dem einen schwerer und dem anderen leichter fallen und es ist okay, wenn man ab und zu mal was vergisst. Aber Du musst dran bleiben und vor allem Kaizen-mäßig handeln. Das bedeutet: Immer schauen, was vielleicht noch besser geht. Der Standort der Tesa-Abrollers ist vielleicht doch nicht so ideal, weil immer die Stiftebox umfällt, wenn Du danach greifst? Dann überlege Dir eine bessere Anordnung. Den Locher brauchst Du nur einmal pro Woche? Dann gehört er eher in die Schublade. Wichtig ist: Kaizen ist nie zu Ende – es geht immer darum, zu schauen, wie es vielleicht noch besser gehen kann.

Und was bringt Dir das als ReNo?

Ich glaube, wir sind uns grundsätzlich einig, dass ein ordentlicher und sauberer Arbeitsplatz, wo alles an seinem festen Platz steht, ein schnelleres und leichteres Arbeiten ermöglicht. Mit Kaizen ist dieser ordentliche und perfekt eingerichtete Arbeitsplatz ab sofort aber kein Zufallsprodukt mehr, sondern eine bewusste Entscheidung. Du arbeitest in einem idealen Umfeld, dass Du Dir selber geschaffen hast. Und Du wirst merken: Die Arbeit macht mehr Spaß und geht schneller von der Hand. Das merkt dann auch der Chef. Dann lädt er Dich und Deine Kolleginnen vielleicht mal zum Mittagessen ein – wie wäre es mit Sushi?

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

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