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Wer anweist, weiß sich auf der sicheren Seite – und das kann einen Rechtsstreit retten

Wer anweist, weiß sich auf der sicheren Seite – und das kann einen Rechtsstreit retten
© lassedesignen, stock.adobe.com

Die jüngere Rechtsprechung zeigt:

Mit ihren Anträgen auf  Wiedereinsetzung (§ 233 ZPO) scheitern Anwälte nicht selten.

Die Gerichte halten es oft schlicht für unzureichend, wie die Juristen das Fristenmanagement in ihren Kanzleien angehen. Eine interne Arbeitsanweisung zeigt sich als probates Mittel, mit dem eine erfolgreiche Wiedereinsetzung erreicht werden kann. Existiert so eine Anweisung auch in Ihrem Büro?

Neben den jüngeren BGH-Grundsätzen sollten Kanzleikräfte vor allem wissen, wie man

  • eine sichere und effektive Arbeitsanweisung formuliert,
  • dafür sorgt, dass sie aktuell und allen Mitarbeitern bekannt ist/bleibt und
  • ideale Vorlagen findet (Überraschung, Überraschung: wir haben welche 😉).

 

1. Problem bekannt, aber kaum gebannt

Man kann nicht sagen, dass sich der BGH in den letzten Jahren damit selten beschäftigt hat: wann ein Anwalt an einer versäumten Frist selbst schuld ist oder sein Personal im Büro. Daher haben die Karlsruher Robenträger sich auch mit verschiedenen Konstellationen beschäftigt, zuletzt u.a. mit der Fristenkontrolle bei einer doppelten Vertretung, wobei die beiden Anwälte beachten müssen, an welchen von ihnen zuerst zugestellt wurde (BGH, Urt. v. 12.03.2019, Az. VI ZR 277/18). Geändert hat sich bei den Voraussetzungen einer Wiedereinsetzung nichts: Der Bevollmächtigte muss

 

  • glaubhaft machen, dass er alles Erforderliche getan und seine Kanzlei so organisiert hat, dass versäumte Fristen vermieden werden,
  • den Geschehensablauf geschlossen darstellen (wie und von wem wurde das fristgebundene Schriftstück in der Kanzlei bis zum Versand bearbeitet).

 

Lediglich zu behaupten, dass alles Notwendige erledigt wurde, genügt natürlich nicht. Was gegenüber dem Gericht konkret darzulegen ist, finden Sie im Beitrag hier („Mythos 1: Ein paar Zeilen genügen“). Entscheidet sich die Kanzlei für eine Arbeitsanweisung, die präzise formuliert und nachweislich allen Kanzleimitarbeitern bekannt ist, kann das Gericht nachvollziehen, wie der Anwalt seiner Organisationspflicht nachgekommen ist. Ad hoc eine solche Anweisung aus dem Robenärmel zu schütteln, gelingt jedoch kaum. Denn sie muss wichtige und verbindliche Leitlinien enthalten.

 

2. So kann eine zuverlässige Arbeitsanweisung gestaltet sein

Wie einleitend schon angemerkt: wir haben Tipps für Sie, die Sie in der ReNoSmart-Bibliothek in unserer eBroschüre „Arbeitsanweisungen für die Anwaltskanzlei“ entdecken (darin: Neun-Punkte-Anweisung speziell zum Umgang mit Fristen). Grundsätzlich sollten z.B. folgende Gesichtspunkte berücksichtigt werden:

  • wie ist mit welchen Fristen/Fristarten umzugehen?
  • wer wird beauftragt/ist überhaupt für die Fristenkontrolle verantwortlich und wer darf/muss ggf. nachträglich kontrollieren?
  • wer/welche Gruppe im Büro ist ausgeschlossen, selbständig Fristen zu kontrollieren, einzutragen oder zu löschen?
  • unter welchen Umständen muss der Anwalt selbst welche Fristen eigenverantwortlich prüfen?
  • wer muss am Ende eines Arbeitstages kontrollieren, dass alle fristgebundenen Schriftstücke versandt wurden? Existiert hierzu ggf. ein individueller wöchentlicher Plan mit jeweils anwesenden Mitarbeitern, die dies tun?
  • in welchen Schritten wird die Ausgangspost von der Fertigung an wo gelagert (fest zu bestimmendes Postausgangsfach (keine „Zwischenlagerung“ z.B. in verschiedenen Räumen/auf ungeeigneten Flächen)?
  • ist die Arbeitsanweisung allen Mitarbeitern und Auszubildenden ausgehändigt und ihr Erhalt gegengezeichnet worden?
  • ist der Umgang mit fristgebundener, (vorab) zu faxender Korrespondenz (u.a. Kontrolle der Übermittlung, Versandprotokoll) geregelt?
  • wird ausschließlich ein für die zu berechnenden Fristen geeigneter Kalender verwendet (vgl. hierzu BGH, Beschl. v. 27.07.2017, Az. III ZB 76/16, ab Randziffer 5)?
  • elektronische Kalenderführung: Überprüfungssicherheit darf nicht geringer sein als bei herkömmlicher Kalenderführung (eingegebene Einzelvorgänge oder Fehlerprotokoll ausdrucken; vgl. BGH, Beschl. v. 28.02.2019, Az. III ZB 96/18).

Hinweis
Schauen Sie sich auch die Hinweise zur Arbeitsanweisung (Postausgang) im Fachbuch Arbeitsplatz ReFa: Der Allrounder an. Festzulegen ist insbesondere, dass neu eintretenden Mitarbeitern oder Auszubildenden die Anweisung ausgehändigt wird – und wer hierfür verantwortlich ist. „Lücken“ mit Personen, die die Anweisung nicht genau so vermittelt bekommen haben, wie das Bestandspersonal, darf es nicht geben. Da der Anweisung die zentrale Funktion zukommt, wie der Anwalt seine erfüllten Sorgfaltspflichten nachweist, sollte sie (vor allem Auszubildenden) nicht nur ausgehändigt, sondern auch erläutert werden. Viele Azubis werden zum ersten Mal mit den komplexen Organisationsvorschriften in Anwaltskanzleien konfrontiert – hier entstehen schnell Missverständnisse.

 

3. Flink unterwegs in Sachen Recht: Wiedereinsetzung ja, wenn ein Kurierdienst nicht rechtzeitig zustellt

Anwaltsfreundlich zeigte sich übrigens jüngst das OVG Lüneburg (Beschl. v. 01.03.2019, Az. 7 LA 94/18, rkr.). Eine Kanzlei hatte einem Kurierdienst am 21.12.2018 (Freitag) einen fristgebundenen Schriftsatz übergeben, der am 24.12. beim zuständigen Gericht eingehen musste. Der Dienstleister hatte für die Kanzlei seit 15 Jahren stets zuverlässig gearbeitet und regelmäßig deutschlandweit fristgebundene Gerichtspost zugestellt. Der Schriftsatz ging jedoch erst am 27.12. und damit verfristet ein. Verantwortlich hierfür war ein vom Kurierdienst beauftragter Subunternehmer, der den Schriftsatz nicht rechtzeitig einwarf. Dessen Nachlässigkeit müssten sich die Prozessbevollmächtigten jedoch nicht als eigenes Verschulden zurechnen lassen. Vielmehr durften sie darauf vertrauen, dass der Kurierdienst den Schriftsatz auftragsgemäß und auch fristgerecht zustellt. Hinderungsgründe waren hier nicht ersichtlich und hätten auch nicht einkalkuliert werden müssen.

 

Hinweis
In § 234 Abs. 1 ZPO findet sich die zweiwöchige Frist, mit der Sie in der Praxis meist auch konfrontiert sind. Aber es gibt verschiedene Fristen rund um die Wiedereinsetzung (vgl. auch BGH, Beschl. v. 02.04.2019, Az. 3 StR 135/19).

Schauen Sie hierzu auch in die Fristentabelle der ReNoSmart-Bibliothek, welche die zentralen Fristen auflistet (einfache die Tabelle aufrufen und mit dem Schlagwort Wiedereinsetzung durchsuchen).

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

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