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WEG-Recht: fehlerhafte Bestellung des Verwalters … was nun?

WEG-Recht: fehlerhafte Bestellung des Verwalters … was nun?
© Random Sky / Unsplash

Problemstellung: Das Grundbuchamt beanstandet im Zuge des Umschreibungsantrags das WEG-Protokoll. Es weist darauf hin, dass das Protokoll über die Bestellung des Verwalters unwirksam sei, da keine ordnungsgemäße Einladung zur WEG-Versammlung vorläge. Folglich läge auch kein wirksamer Beschluss über die Verwalterbestellung vor.

Eine besonders missliche Situation, da der Kaufpreis bereits geflossen ist.

Was nun? Der Einzelfall ist näher zu beleuchten und es gilt einen Weg zu finden um, die Abwicklung zu vollenden.

I. Bestellung des WEG-Verwalters

Dies kommt öfter vor, als man denkt. Meistens handelt es sich um kleinere Gemeinschaften mit nur wenigen Eigentümern. Klassischer Fall ist etwa die Situation nach Aufteilung eines Grundstücks für ein Doppelhaus in zwei Wohnungseigentumsrechte.

Vorab: Die Bestellung eines WEG-Verwalters ist nicht zwingend. Fordert kein Eigentümer die Bestellung, so kann erstmal davon abgesehen werden (OLGR Saarbrücken 2004, 203; Bärmann/Merle, § 20 WEG Rn. 14; BeckOGK/Karkmann, WEG § 20 Rn 11).

Ungewollte Verwalterlosigkeit

Ungewollt ohne WEG-Verwalter kann die WEG-Gemeinschaft sein, wenn ein Eigentümer innerhalb von vier Wochen nach der WEG-Versammlung den getroffenen Beschluss, der dem Bestellungsbeschluss zugrunde lag, anficht. In diesem Fall kann sich die Verwalterlosigkeit erst nach der Bestellung eines WEG-Verwalters zeigen!

Sollte die sich anschließende Klage des Eigentümers gegen die übrigen Wohnungseigentümer (§ 46 Abs. 1 WEG) zu dem Ergebnis führen, dass der Bestellungsbeschluss nichtig ist, führt diese Nichtigkeit dazu, dass die von dem vermeintlichen Verwalter ggf. vorgenommene Zustimmung zu einer Veräußerung i.S.v. § 12 WEG rückwirkend unwirksam wird.

Ist die Eigentumsveränderung auf den Erwerber trotz dieser Tatsache bereits in das Wohnungsgrundbuch eingetragen, so ist diese Grundbucheintragung falsch (KG, Urt. v. 31.03.2009 – 1 W 209/05, RNotZ 2009, 479).

Kein Verwalter = gemeinschaftliche Vertretung
Wurde kein WEG-Verwalter bestellt, so ist es Aufgabe der Eigentümer, die Verwaltung zu organisieren oder für eine Verwalterbestellung zu sorgen. Die Verwaltung erfolgt dabei durch alle Wohnungseigentümer gemeinschaftlich (§ 21 Abs. 1 WEG).

Ausschluss der Verwalterbestellung?

Nach § 20 Abs. 2 WEG kann die Bestellung eines Verwalters nicht ausgeschlossen werden. Enthält eine Teilungserklärung eine solche Bestimmung, so ist diese unwirksam; § 134 BGB = Verstoß gegen ein gesetzliches Verbot führt zur Nichtigkeit (OLG Frankfurt a.M., NJW-RR 1993, 845; Bärmann/Merle, WEG, § 20 Rn 13; BeckOGK/Karkmann, § 20 WEG Rn 10).

Gleiches gilt für eine Regelung im Rahmen einer Teilungserklärung, nach der ein Verwalter nur vorläufig oder nur für eine bestimmte Zeit ausgeschlossen sein soll (Bärmann/Merle, WEG, § 20 Rn 13; BeckOGK/Karkmann, § 20 WEG Rn 10).

Eintragung der Aufteilung ins Grundbuch – trotz unwirksamer Regelung – was ist zu tun?

Die Aufteilung erlangt ihre Wirksamkeit mit der Anlegung der einzelnen Wohnungs- und/oder Teileigentumsgrundbücher. Es ist dabei egal, ob sie nach § 8 WEG erklärt oder nach § 3 WEG vereinbart wurde. Dies ergibt sich aus § 8 WEG i.V.m. § 3 Abs. 2 WEG (einseitig erklärte Teilungserklärung) und unmittelbar aus § 3 Abs. 2 WEG (vereinbarte Teilungserklärung). Mit der Wirksamkeit stellt das Wohnungs- wie auch das Teileigentum gem. §§ 1 Abs. 2, 3 und 6 WEG die unauflösliche Verbindung von Miteigentum an dem Gemeinschaftseigentum mit dem Sondereigentum an den Räumen dar.

Der Gesetzgeber unterstellt, dass eine Verwaltung gemeinschaftlichen Eigentums nur ordnungsgemäß funktioniert, wenn die Aufgabe durch einen tatsächlich vorhandenen Verwalter wahrgenommen wird.

Ist kein Verwalter vorhanden, so wird dies durch das WEG aber immerhin toleriert!

Jeder Eigentümer kann folglich zu jedem Zeitpunkt von den übrigen Wohnungseigentümern verlangen, dass ein Verwalter zu bestellen ist. Natürlich nur, wenn dies den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Verwaltung dient und somit auch dem geordneten Zusammenleben innerhalb der Gemeinschaft (LG Hamburg, Urt. v. 23.5.2012 – 318 S 198/11; OLG Köln, NZM 2003, 244; OLG Hamm, NJW-RR 2004, 1310, 1311; BGH, NZM 2011, 30).

II. Einholung einer Verwalterzustimmung durch den Notar

Derjenige, der im Notariat den Kaufvertrag vorbereitet, verschafft sich die Kenntnis, ob die zur Wirksamkeit einer Veräußerung eines Wohnungseigentums erforderliche Zustimmung des Verwalters (§ 12 Abs. 1 WEG) vorlag, indem er Einsicht

  • in das betroffene Wohnungsgrundbuch und/oder
  • die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung nimmt.

Ist demnach vorgesehen, dass für die Veräußerung der Immobilie die Zustimmung des Verwalters erforderlich ist, so wird die Zustimmung des Verwalters für die Herbeiführung der Wirksamkeit des Veräußerungsvertrages benötigt.

Verwalternachweis

Zum Nachweis muss dem Grundbuchamt neben

  • der unterschriftsbeglaubigten Verwaltergenehmigung auch
  • der Verwalternachweis

vorgelegt werden.

Der Nachweis wird i.d.R. durch die Vorlage des WEG-Protokolls geführt. In diesem Protokoll muss der Bestellungsbeschluss protokolliert sein! Dieser Nachweis bedarf der öffentlich beglaubigten Form (§ 29 GBO). Anderenfalls wird das Grundbuchamt dies bei beantragtem Eigentumswechsel beanstanden.

Wirksamkeit Verwalterzustimmung

  • Zustimmung durch den Verwalter = Wirksamkeit des schwebend unwirksamen Kaufvertrags mit dem Zugang der Genehmigung beim Notar.
  • Versagung der Zustimmung durch den Verwalter = der Kaufvertrag wird endgültig unwirksam.

Nachweis der Verwaltereigenschaft

Nach § 26 Abs. 3 WEG reicht für den Nachweis aus, die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss vorzulegen. Diese muss die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen enthalten:

  • des Vorsitzenden, der die Versammlung geleitet hat,
  • eines Wohnungseigentümers,
  • des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats (falls vorhanden) oder von seinem Stellvertreter.

Die erforderliche Person muss bei Unterzeichnung des WEG-Protokolls ihre Funktion noch innehaben.

Achtung, Fehlerquelle!
Der Unterzeichnende muss darauf achten, dass er seine Funktion im Protokoll angibt, wobei ein Noch-Bestehen nicht anders dokumentiert werden muss (OLG München, BeckRS 2016, 9998; BeckOGK/Bartholome, § 24 WEG Rn 145 m.w.N.).

III. Einladung zur WEG-Versammlung

Zustimmung durch Scheinverwalter

Ist nach unbemerktem Auslaufen seiner Amtszeit der frühere Verwalter nicht mehr befugt gewesen, die Einladung an die Wohnungseigentümer zu der Versammlung vorzunehmen, die über seine (erneute) Bestellung Beschluss fasste, so stellt sich die Frage, ob dennoch eine wirksame Verwalterzustimmung vorliegt. Schwer erkennbar ist, ob es sich bei der Zustimmung des Verwalters, die dem Notar vorgelegt wird, um eine ordnungsgemäße Zustimmung des Verwalters oder doch eines Scheinverwalters, handelt. Eine solche wäre nicht wirksam.

Einladung zu WEG-Versammlung/Zuständigkeit

  • Primär: Gemäß § 24 WEG der Verwalter
  • Sekundär: Gemäß § 24 Abs. 3 WEG der Verwaltungsbeiratsvorsitzende oder sein Vertreter, sofern ein Verwalter fehlt oder der vorhandene Verwalter nicht handelt.

Hinweis: Zur Einberufung der WEG-Versammlung sind immer sämtliche Wohnungseigentümer in der Gesamtheit berechtigt (BGH, NJW-RR 2011, 1519 Rn 4).

IV. Folgen bei Einladungsmängeln

Anfechtung eines Beschlusses

Erfolgt die Einberufung durch einen Nichtberechtigten, so ist der Beschluss der Eigentümer über die Bestellung des Verwalters grundsätzlich nicht nichtig; er ist lediglich für eine bestimmte Zeit anfechtbar (Elsing, Infobrief notarbüro 2020, 57, 60 mit Nachweisen aus Literatur und Rechtsprechung).

Beruft sich jemand allein darauf, dass die Einberufung der Wahl des Verwalters nur deshalb unwirksam sei, weil ein Nichtberechtigter die Einladung vornahm, und haben abwesende Wohnungseigentümer aus anderen Gründen (Verhinderungsgründe) nicht an der Versammlung teilnehmen können, so kann hierauf die Anfechtung nicht gestützt werden, soweit sich alle bei der Versammlung anwesenden Personen auf die Versammlung eingelassen haben (OLG München, RNotZ 2009, 479).

Unterbleiben einer Anfechtung

Ficht keiner den Beschluss innerhalb der Frist von vier Wochen nach der Versammlung an, so wird der Beschluss über die Verwalterbestellung aus Gründen der Rechtssicherheit bestandskräftig (BeckOGK/Karkmann, § 21 WEG Rn 39).

V. Fazit

Immer wachsam sein!

Vorsicht ist geboten, wenn der Notar im Zuge der Abwicklung eines Wohnungseigentumskaufvertrages über eine Verwalterbestellung verfügt, die ein Verwalter abgegeben hat, welcher erst just zum Verwalter bestellt wurde.

Ist die Verwalterbestellung weniger als vier Wochen alt, könnte sich nach einer Anfechtung des Beschlusses immer noch die Unwirksamkeit seiner Bestellung herausstellen und die Verwalterzustimmung im Nachhinein unwirksam sein.

Beanstandet das Grundbuchamt Einladungsmängel und vermutet ins Blaue hinein die Unwirksamkeit eines Bestellungsbeschlusses, kann der Notar darauf hinweisen, dass der Einladungsmangel regelmäßig nicht zur Unwirksamkeit des Beschlusses führt. Vielmehr ist ein Beschluss lediglich anfechtbar.

Gegebenenfalls kann der Notar den Verwalter, einen Wohnungseigentümer und den Verwaltungsratsvorsitzenden bitten, bei der Unterschrift unter dem Protokoll noch hinzuzufügen, dass keine Anfechtung des Beschlusses erfolgt oder bekannt ist.

Tipp: Stellt der vorsichtige Notar (oder Notarmitarbeiter) bei Sichtung des WEG-Protokolls fest, dass der Verwalter, der der Veräußerung zugestimmt hat, vor weniger als vier Wochen durch Beschluss der Eigentümerversammlung bestellt worden ist, muss er damit rechnen, dass sich im Nachhinein noch eine Anfechtung eines Eigentümers gegen den Beschluss ergeben könnte. Kommt es dann noch zu einem Prozess des klagenden Eigentümers gegen die übrigen Wohnungseigentümer, den der Kläger gewinnt, könnte sich bei Rechtskraft des Urteils eine unwirksame Verwalterbestellung ergeben. Die dann bereits abgegebene Verwaltergenehmigung wäre damit wirkungslos und der Kaufvertrag schwebend unwirksam.

Der Notar sollte die Vertragsparteien auf die noch nicht abgelaufene Anfechtungsfrist hinweisen. Das Problem könnte wie folgt gelöst werden:

  • Einbehalt in Geld, der auf ein Notaranderkonto gezahlt wird und mit dem die etwaigen Rechtsanwalts- und Prozesskosten getragen werden könnten. In diesem Fall liegt ein berechtigtes Sicherungsinteresse für das Notaranderkonto vor. Es wird vereinbart, dass erst nach Ablauf der Anfechtungsfrist der einbehaltene Betrag an den Verkäufer ausgezahlt werden darf.
  • Alternativ könnte die Kaufpreiszahlung verschoben werden, bis die Fälligkeit des Kaufpreises eingetreten ist, also die Eigentümer anstelle des vermeintlichen Verwalters die Zustimmung erklärt haben oder ein neu gewählter Verwalter, wiederum nach Ablauf der Anfechtungsfrist.
  • Der Verwaltungsbeirat, der neue Verwalter – aber auch der alte Verwalter – sowie ein Wohnungseigentümer könnten gegenüber dem Grundbuchamt in öffentlich beglaubigter Form erklären, dass keine Anfechtung stattgefunden hat.

Der Verwalter könnte zudem vorsorglich auf der nächsten Eigentümerversammlung seine sämtlichen Handlungen für die WEG-Gemeinschaft durch Beschluss genehmigen lassen.

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