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Wahrung des Postgeheimnisses – Wer darf welche Post öffnen?

Wahrung des Postgeheimnisses – Wer darf welche Post öffnen?
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Wie Sie das „Briefgeheimnis“ in der Kanzlei richtig anwenden

Unsere Rubrik Büro-Tipps beschäftigt sich diesen Monat mit der Frage, welche Post, die in der Kanzlei eintrifft, geöffnet werden darf und welche lieber verschlossen auf dem Tisch des Empfängers gelegt werden sollte.

Nicht jeder Brief, der in der Kanzlei eingeht, ist „öffentlich“ für jedermann oder betrifft eine allgemein zugängliche Akte. Insbesondere Chefs erhalten über die Kanzleianschrift private oder vertrauliche Dokumente, die auch privat oder vertraulich bleiben sollen. In der Regel sind solche Briefe im Adressfeld entsprechend gekennzeichnet – aber auch nicht immer!

Schutz vor Indiskretion

Das Briefgeheimnis dient dem Schutz vor Indiskretionen – es soll sicherstellen, dass jedes verschlossene Schriftstück nur vom vorgesehenen Empfänger geöffnet wird.

Die Verletzung des Briefgeheimnisses ist nicht nur strafbar, sondern kann auch in der Kanzlei ernste Folgen nach sich ziehen: Zum einen kann der Arbeitgeber ein unberechtigtes Öffnen von Briefen mit einer Abmahnung sanktionieren, zum anderen geht das unbefugte Öffnen oft mit einem Vertrauensverlust einher, der das weitere Arbeitsverhältnis belasten kann.

Um das Briefgeheimnis nicht zu verletzen, ist es also wichtig zu wissen, was generell geöffnet werden darf und was besser verschlossen auf dem Schreibtisch des Adressaten landet. Individuelle Absprachen mit dem Chef – wie z.B. „Machen Sie bitte ALLES auf!“ – bleiben davon natürlich unberührt.

Firmenname zuerst

Beispiel

Firma Max Mustermann GmbH & Co. KG

Herrn Max Mustermann

Musterstraße 17

12345 Musterstadt

Stehen in der Anschrift zunächst der Firmenname und darunter eine bestimmte Person, dient die Nennung der Person lediglich der Zuordnung im Unternehmen. Eine besondere Vertraulichkeit ist damit nicht verbunden. Der Brief kann also von der für die Postbearbeitung zuständigen Kraft bedenkenlos geöffnet werden. Dasselbe gilt, wenn dem Namen noch der (veraltete) Zusatz „zu Händen von“ (abgekürzt mit z.H. oder z.Hd.) angefügt ist. Dieser Zusatz ist kein Vertraulichkeitsvermerk.

Personennamen zuerst

Beispiel

Herrn

Max Mustermann

Max Mustermann GmbH & Co. KG

Musterstraße 17

12345 Musterstadt

Stehen in der Anschrift zuerst der Personenname und erst darunter der Firmenname, ist es ratsam, die Post nicht zu öffnen. Zwar handelt es sich bei dieser Art nicht um eine Adressierung mit Vertraulichkeitsvermerk und es existiert bereits hierzu Rechtsprechung, dass ein solcher Brief geöffnet werden darf (z.B. LAG Hamm, Urt. v. 19.2.2003 – 14 Sa 1972/02). Allerdings ist zu vermuten, dass der Versender des Briefs wahrscheinlich die Firmenanschrift gewählt hat, weil er nur diese kennt oder weiß, dass die betreffende Person dort eher zu erreichen ist als zu Hause.

Zusatz „c/o“ oder „p.Adr.“

Beispiel

Herrn

Max Mustermann

c/o Max Mustermann GmbH & Co. KG

Musterstraße 17

12345 Musterstadt

oder

Herrn

Max Mustermann

p.Adr. Max Mustermann GmbH & Co. KG

Musterstraße 17

12345 Musterstadt

Ebenso ungenau sind die Briefe mit gleich aufgebauten Adressfeldern und dem Zusatz „c/o“ (engl. für ‚care of‘) oder „p.Adr.“ (per Adresse). Hier sollte, wie schon zuvor beschrieben, davon ausgegangen werden, dass der Versender beabsichtigte, direkt eine Person anzuschreiben (nur eben an einer Geschäftsadresse). Sollte es keine betriebliche Regelung geben, die das Öffnen solcher Schreiben erlaubt, ist anzuraten, diese Schreiben verschlossen direkt dem angesprochenen Empfänger vorzulegen.

Vertraulichkeitsvermerk/persönliche Zustellung

Beispiel

Max Mustermann GmbH & Co. KG

Herrn Max Mustermann

persönlich/vertraulich

Musterstraße 1

12345 Musterstadt

oder

Persönlich!

Herrn Max Mustermann

Max Mustermann GmbH & Co. KG

Musterstraße 17

12345 Musterstadt

Ist das Adressfeld mit einem Zusatz „persönlich“ und/oder „vertraulich“ versehen, darf die Post ausschließlich vom Adressaten geöffnet werden. Das Öffnen dieser Post ist als Verletzung des Briefgeheimnisses zu werten und kann die bereits oben genannten Folgen haben.

Richtige Organisation der Postzuteilung

Die Postbearbeitung sollte sinnvollerweise so vorgenommen werden, dass die eingehenden (verschlossenen) Schriftstücke zuerst auf ihren Aufbau und besondere Hinweise (persönlich/vertraulich usw.) im Adressfeld hin überprüft und vorsortiert werden, um ein unautorisiertes Öffnen zu verhindern. Bestehen Zweifel, ob ein Brief geöffnet werden kann, sollte beim Adressaten nachgefragt und nicht einfach geöffnet werden.

Ausnahmen bei längerer Abwesenheit

Sinnvoll und organisatorisch auch notwendig sind innerbetriebliche Regelungen, in welchen Situationen Ausnahmen gelten. Schließlich kann es vorkommen, dass der Adressierte z.B. urlaubs- oder krankheitsbedingt länger abwesend ist. Geht z.B. zu einer Angelegenheit ein persönlicher/vertraulicher Brief mit einer Frist während des Urlaubs des Chefs ein, kann das durchaus problematisch werden.

Praxistipp

Um Unsicherheiten zu vermeiden, sollte in der Kanzlei gemeinsam mit dem Chef und den Kollegen besprochen werden, wie bei längeren Abwesenheiten verfahren werden soll und eine innerbetriebliche Regelung festgelegt werden. Sie kann z.B. lauten, dass vertrauliche Post in solch einem Fall vom Büroleiter oder von einem anderen Partner geöffnet werden darf.

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