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Urlaubszeit im Büro/gelungene Urlaubsplanung

Urlaubszeit im Büro/gelungene Urlaubsplanung
© Sai Kiran Anagani / Unsplash

Der Sommer steht kurz bevor – gerade in den Ferien kommt es dann zu Engpässen hinsichtlich der Urlaubsvorhaben, insb. wenn eine Vielzahl der Mitarbeiter schulpflichtige Kinder hat und die Planung nicht rechtzeitig erfolgt ist. Oft kommt es dann untereinander zu Spannungen, da jeder seinen Urlaubswunsch durchsetzen möchte. Allerdings gibt es klare Regelungen, die im Mindesturlaubsgesetz festgehalten sind.

Zuständigkeit

Oftmals werden die Mitarbeiter mit ihren Urlaubswünschen allein gelassen und sollen die Sache ‚unter sich regeln‘. Dabei ist die Urlaubsplanung Arbeitgebersache. Will der Arbeitgeber sich nicht persönlich hierum kümmern, muss er diese Aufgabe an eine zuständige Person delegieren, die diese Aufgabe dann auch ernst nimmt. Nennen wir einfachheitshalber den Arbeitgeber bzw. die zuständige Person an dieser Stelle den ‚Urlaubsplaner‘.

Wünsche berücksichtigen

Der Urlaubsplaner sollte natürlich weitgehend auf die Wünsche des Mitarbeiters eingehen: Denn Wünsche – das sind die Urlaubsanträge des Mitarbeiters, nichts anderes. Ein Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf einen beantragten Urlaub, nur einen solchen auf einen genehmigten. Das letzte Wort hat also der Urlaubsplaner. Bei den Wünschen sind allerdings insb. soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen, wie z.B., dass Arbeitnehmer mit Kindern in den Schulferien bevorzugt werden; aber auch Urlaubsregelungen von Ehepartnern, wie z.B. Betriebsferien, müssen Berücksichtigung finden.

Ein besonderes Augenmerk ist neben den Schulferien auf beliebte Urlaubstage wie die Weihnachtszeit oder insb. auch Brückentage zu lenken. Hier muss darauf geachtet werden, dass sich nicht immer dieselben Mitarbeiter – weil sie vielleicht einen besseren Überblick über die Brückentage haben – einen Vorteil verschaffen, was zum Missmut der anderen führen kann. Ein Rotationssystem könnte insoweit Abhilfe schaffen.

Gemeinsame Urlaubsplanung ist sinnvoll

In kleineren Betrieben ist es sinnvoll, dass sich der Urlaubsplaner mit den Mitarbeitern/Kollegen zusammensetzt, die Wünsche vorgetragen werden und dann gemeinsam überlegt wird, wie diese Urlaubswünsche gerecht umgesetzt werden können. Es hängt aber natürlich insb. vom Naturell der einzelnen Mitarbeiter ab, ob eine Abstimmung so gelingt und letztlich eine Einigung erzielt werden kann.

In größeren Kanzleien oder auch in Kanzleien, in denen aufgrund persönlicher charakterlicher Eigenschaften eine Abstimmung im ‚runden Kreis‘ nicht möglich ist, empfiehlt sich für die Planung ein entsprechender digitaler Kalender (dazu später).

Jahresurlaub, Resturlaub, Gleitzeitguthaben

Zunächst gilt: Urlaubsplanung ist keine ‚Spontan-Geschichte‘: Sie hat vorausschauend für die Kanzlei zu erfolgen und muss den laufenden Betrieb – insb. arbeitsintensive Zeiten (z.B. das Jahresende mit den vielen Verjährungsfristen) – berücksichtigen.

Der Urlaubsplaner hat – gemeinsam oder aber auch in alleiniger Verantwortung für alle – unbedingt zu beachten, dass die Mitarbeiter grds. ihren Urlaub innerhalb des entsprechenden Kalenderjahres nehmen müssen. Ausnahmen sind dabei natürlich immer möglich und nötig. Behalten Sie deshalb bei der Urlaubsplanung etwaigen Resturlaub und Gleitzeitguthaben (sofern dieses auch tageweise in Freizeit ausgeglichen werden kann) im Blick und achten Sie auf Überschneidungen bei Mitarbeitern, die insb. dieselben Aufgabengebiete betreuen: Kommt es zu unüberlegten Überschneidungen, fallen möglicherweise notwendige Vertretungsmöglichkeiten aus!

Dokumentation – Papierform

Um den beantragten und dann auch gewährten Urlaub zu dokumentieren, sollte entweder ein Standard-Formular erstellt werden, mithilfe dessen der Arbeitnehmer seinen Urlaub beantragt und dieser dann entsprechend bewilligt wird. Das Original wird zur Urlaubs-/Personalakte gezogen, eine Kopie dem Mitarbeiter ausgehändigt. Das vermeidet Missverständnisse.

Ein entsprechendes Formular könnte etwa wie folgt aussehen:

Planung – digital

In einer schon weit digitalisierten Kanzlei lässt sich das auch prima mithilfe einer Software abwickeln: Eine z.B. webbasierte Urlaubsplanung (auch möglich: netzwerkintern, was allerdings wiederum Einschränkungen beinhaltet) bietet auf der einen Seite die Möglichkeit, Urlaubstage und Überstunden zu verwalten, wobei in der Regel die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter automatisch auf Basis der Arbeitsmodelle errechnet werden. Auf der anderen Seite können die Mitarbeiter (auch von zu Hause aus) die Planung der Kanzlei einsehen, hierüber Anträge einreichen und auch die Genehmigung erhalten. Damit ist der Stand stets aktuell und für Mitarbeiter und Verantwortliche jederzeit und allerorts übersichtlich und abrufbar.

Urlaubsvertretung

Bevor der entsprechende Mitarbeiter seinen (genehmigten) Urlaub antritt, ist ausreichend Zeit einzuplanen, um die ‚Arbeitsplatz-Übergabe‘ an die Urlaubsvertretung vorzunehmen: Die von der Vertretung zu übernehmenden Aufgaben und Akten, Zugangscodes sowie etwa nur lokal verwaltete Dateien müssen vollständig übergeben werden, damit die Kanzlei auch in der Urlaubszeit reibungslos weiterläuft. Hierbei kommt es natürlich darauf an, wie gut die Vertretung den zu vertretenden Arbeitsbereich kennt; arbeiten die sich gegenseitig Vertretenden sehr eng zusammen, kann eine Übergabe auch schon einmal weniger gründlich erfolgen.

Wir wünschen Ihnen allen eine gelungene Urlaubsplanung, damit die Zurückbleibenden nicht in ungeregelten Arbeitsfeldern untergehen und Sie den Urlaub so verbringen können, wie Sie es sich vorgestellt haben!

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