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Unterschriftenzusätze richtig verwenden

Unterschriftenzusätze richtig verwenden
© epicioci / pixabay

Abkürzungen wie i.A., i.V. und ppa. sind schnell neben die Unterschrift gesetzt, wenn im Namen der Kanzlei Geschäftsbriefe oder E-Mails verschickt werden. Meistens hat das alles seine Richtigkeit. Doch gelegentlich sind Anfänger im Beruf der ReNo noch nicht so fit in den vielen Abkürzungen – und es schleichen sich Fehler ein. So ein Irrtum kann glimpflich ausgehen, aber genauso gut auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Einige der Abkürzungen dürfen nicht leichtfertig verwendet werden, weil sie eine rechtlich verbindliche Wirkung haben.

Testen Sie Ihr Wissen. Kennen Sie die Bedeutungen der nachfolgenden Unterschriftenzusätze?

  • a) ppa. (auch pp.)
  • b) i.V.
  • c) i.A.
  • d) nach Diktat verreist

Unterschriftenzusatz ppa.

Diese Abkürzung zeigt die Prokura an (= per procura). Sie wird im Handelsgesetzbuch geregelt. Der Inhaber der Prokura (= Prokurist) wird zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt, die in einem Handelsgewerbe vorkommen können.

Unterschriftenzusatz i.V.

Unterschriften mit dem Zusatz „in Vollmacht“ haben eine rechtlich verbindliche Wirkung. Sie sollte also niemals leichtfertig verwendet werden.

Unterschriftenzusatz i.A.

Ein Brief, der mit „im Auftrag“ unterschrieben ist, begründet kein Rechtsgeschäft. Das Kürzel i.A. signalisiert also, dass der Unterzeichner nur als Übermittler der Information auftritt.

Unterschriftenzusatz „nach Diktat verreist“

Wenn der Vorgesetzte außer Haus unterwegs ist oder sich auf einer längeren Reise befindet, muss dennoch gelegentlich in seinem Namen ein Brief verschickt werden. Früher war es üblich, nach dem Gespräch mit dem Vorgesetzten die Korrespondenz aufzusetzen und mit dem Zusatz „nach Diktat verreist“ zu versehen. Heute ist das nicht mehr aktuell. Setzen Sie stattdessen i.A. zu Ihrer Unterschrift. Dann weiß der Empfänger, dass Sie den Inhalt des Schreibens mit Ihrem Vorgesetzten abgestimmt haben.

Tipp:

Eine betriebliche Unterschriftenregelung legt fest, wer welche Schreiben unterzeichnen darf und ob die jeweilige Person ihrer Unterschrift einen Zusatz hinzufügen muss. So lässt sich z.B. auch regeln, dass eine ReNo in bestimmten Fällen das Kürzel i.V. verwenden darf. Das kann durchaus nützlich sein, wenn beispielsweise ein Lieferantenvertrag fristgerecht gekündigt werden muss, der Kanzleiinhaber aber auf Reisen ist.

  Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter  
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