1. Home
  2. Beiträge
  3. Ausbildung
  4. Sein Dasein „richtig“ fristen – mit diesen Mustern belehren Sie Azubis und Kanzleimitarbeiter

Sein Dasein „richtig“ fristen – mit diesen Mustern belehren Sie Azubis und Kanzleimitarbeiter

Sein Dasein „richtig“ fristen – mit diesen Mustern belehren Sie Azubis und Kanzleimitarbeiter
© Racle Fotodesign, Adobe Stock

Hat uns unser Türanhänger ganz links zum Thema inspiriert? Nein, wir haben ohnehin öfters auf dem Schirm, dass rund um den Fristenkosmos in Anwaltskanzleien besonders viele Missgeschicke geschehen.

Mit fatalen Konsequenzen, denn wer Fristen versäumt, kann einen Rechtsstreit endgültig verloren haben. Unzählige Gerichtsentscheidungen belegen: immer wieder scheiterten Anwälte in den letzten Jahren mit einer Wiedereinsetzung. Der Grund: die Gerichte konnten schlicht nicht nachvollziehen, dass die Abläufe in der Kanzlei so organisiert waren, wie es der BGH höchstrichterlich mehrfach – und durchaus eindeutig – erläutert hat (zuletzt u.a. mit Beschl. v. 28.02.2019, Az. III ZB 96/18; elektronischer Fristenkalender).

Die gute Nachricht: Unser ReNo-Füchslein hat sechs Mustertexte vorbeigebracht, die Ihnen Anregungen für Ihre Anweisungen geben. So können neue Auszubildende und neu eintretende Mitarbeiter schriftlich belehrt werden, wie mit Fristen umgegangen wird. Und demnächst schubst unser Fuchs eine detaillierte E-Broschüre in die ReNoSmart-Bibliothek, in denen wir umfassend Textvorlagen für Arbeitsanweisungen und die Kanzleiorganisation für Sie aufbereiten. 

Eine praktische Sache: Arbeitsanweisungen in der Kanzlei wirken auf gleich zwei Ebenen. Sie schaffen zum einen

  • unmissverständlich formulierte Vorschriften, 

die darüber hinaus

  • Beweiskraft entfalten und den Anwalt dabei unterstützen, vor Gericht glaubhaft zu machen, dass er alles Erforderliche getan hat, dass in seinem Büro korrekt mit Fristen umgegangen wurde und wird. 

1. Das alte Problem: belehrt ja, aber wie und wann?

Viele Mitarbeiter werden im Büro mündlich über gewünschte Arbeitsabläufe unterrichtet. Die Nachteile liegen auf der Hand: wie will ein Anwalt zu einem späteren Zeitpunkt darlegen, wie er das Personal in Sachen Fristenmanagement unterwiesen hat? Lassen sich insoweit keine Dokumentationen vorlegen und kann der Anwalt auch nicht auf andere Weise darstellen, in welchen Abständen er belehrt hat oder Arbeitsvorgänge nachkontrolliert, sind die Aussichten ungünstig. Denn das Gericht muss nachvollziehen können, wie die Kanzlei eben diesen Arbeitsbereich sicherstellt. Schriftliche Arbeitsanweisungen vereinfachen dies und können die Kanzleiorganisation detailliert erkennbar machen. Kommt das Gericht zu dem Ergebnis, dass der Anwalt ausreichend Vorsorge getragen hat, stehen auch die Chancen für eine  Wiedereinsetzung (§ 233 ZPO) gut, wenn trotzdem eine Frist versäumt wurde.

Hinweis
Azubis in Notariaten finden in Sachen Fristen wichtige Hinweise in dem Band Büroorganisation aus der NoFa-Ausbildungsreihe, deren 17 Bände auch vollständig in die ReNoSmart-Bibliothek integriert sind.   

2. Muster und Vorlagen für Ihre individuellen Arbeitsanweisungen

Individuelle Anweisungen passgenau für jede Kanzlei erstellen? Das schafft selbst unser ReNo-Füchslein nicht, und der ist bekanntlich der hellste Kopf hier bei uns. Was wir aber können: Ihnen Formulierungen und Textbausteine servieren, die mit wenig Aufwand individualisierbar sind. Je nachdem, wie Ihre Kanzlei organisatorisch aufgestellt ist, können Sie die Anweisung zu bestimmten Punkten umfassender gestalten, kürzen oder sogar entfallen lassen. Wir haben für Sie ein paar Textbeispiele entwickelt, die Sie hier herunterladen können. Noch umfassendere Muster folgen in unserer oben angekündigten E-Broschüre.

Hinweis
Arbeitsanweisungen sind zwingend von allen Mitarbeitern und Auszubildenden zu bestätigen: sie sind zu datieren und zu unterschreiben, wobei der Empfänger erklärt, dass er die Anweisung schriftlich ausgehändigt bekommen und vollständig verstanden hat. 

3. Nicht dasselbe: dauerhafte Arbeitsanweisung, konkrete Einzelanweisung

Natürlich kann der Anwalt auch individuell eine konkrete Einzelanweisung direkt an einen Kanzleimitarbeiter richten. Dies wird schnell ein schwieriges Unterfangen. Denn er muss die Anweisung mündlich dann so korrekt und ggf. mit weiteren notwendigen Hinweisen erteilen, wie es im hektischen Büroalltag – an dem vielleicht noch mehrere Fristen aus verschiedenen Mandaten zu wahren sind – oft nicht gelingt. Geschweige denn, dass der Anwalt später noch schlüssig darlegen kann, welchen Inhalt diese Einzelanweisung genau hatte. Anschaulich wird die Problematik an einer jüngeren BGH-Entscheidung dazu, wie eine Berufungsbegründungsfrist zu notieren ist (Beschl. v. 12.06.2018, Az. II ZB 23/17; erst Kalender, dann Akte). Ebenso betont das OVG Nordrhein-Westfalen, dass bei einer mündlichen Anweisung ausreichende organisatorische Vorkehrungen vorhanden sein müssen, damit die Frist „etwa im Drange der übrigen Geschäfte“ nicht vergessen wird (Beschl. v. 16.01.2019, Az. 4 B 1485/18).

Fazit: mit einer Arbeitsanweisung ist man stets auf der sichersten Seite. Einzelanweisungen sind zwar in verschiedenen Situationen kaum zu vermeiden, aber auch dann kann (und sollte) der Anwalt den Mitarbeiter auf eine bestehende Arbeitsanweisung hinweisen. Muss er diese mündlich ergänzen, weil die (dauerhafte) Anweisung nicht genügt, sollte der Anwalt oder der Mitarbeiter direkt in einem Aktenvermerk notieren, welchen Inhalt diese zusätzliche Anweisung hatte (inkl. Datum und Unterschrift). Für solche Fälle lässt sich ein einfaches Formular erstellen.

Ohnehin sollten die Juristen im Büro nicht vergessen: je höher der Arbeitsanfall bzw. -umfang an dem Tag ist, an dem eine mündliche Anweisung erteilt wird, desto stärker wird die anwaltliche Pflicht darauf zu achten, dass die Anweisung nicht vergessen wird (BGH, Beschl. v. 14.06.2017, Az. VIII ZB 41/16).

4. Klar, das beA… – auch hinsichtlich elektronischen Versand ist zu belehren

Wenn Kanzleimitarbeiter fristwahrende Schriftsätze via beA verschicken, muss das Personal ebenso angewiesen sein. Ein Anwalt hat sein zuständiges Personal dahingehend zu belehren, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 46c Abs. 5 S. 2 ArbGG zu kontrollieren ist, sagt das BAG (Beschl. v. 07.08.2019, Az. 5 AZB 16/19, rkr.). Zudem sind diesbezüglich zumindest stichprobenweise Überprüfungen durchzuführen.

Hinweis
Sie können die umfassende Fristentabelle aus der ReNoSmart-Bibliothek als Grundlage nehmen, mit der Sie Fristen in Ihrer Kanzlei berechnen lassen und auch in einer Arbeitsanweisung  bestimmen, dass die Tabelle als Orientierung dient. 

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

Theoretisch kann ich praktisch alles!
Der Newsletter für alle Super-ReNos!
Fordere jetzt den kostenlosen E-Mail-Newsletter „Theoretisch kann ich praktisch alles!“ an und wir schenken dir das eBook „Das 1x1 des RVG“ – weil wir Dich super finden! ?
Wenn Du nicht mehr weiter weißt: Der ReNo-Newsletter hilft! Jetzt kostenlos anfordern und eBook im Wert von 29,00 € GRATIS erhalten: