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Schnell mal eingesteckt: Eingangspost in Homeoffice-Zeiten

Schnell mal eingesteckt: Eingangspost in Homeoffice-Zeiten
© Christian Noe

Corona hat die Belegschaften vieler Unternehmen und Dienstleister ins Homeoffice gescheucht. Hätte man sich unter anderen Umständen lieber gewünscht. Die Bildschirmarbeit war eine kolossale Herausforderung angesichts der obligaten Präsenzkultur und dem Publikumsverkehr in Kanzleien und daher auch nicht so leicht umzusetzen, wie in anderen Branchen. Trotzdem sind viele Büros ideenreich vorangeschritten – und sahen sich neuen Problemen gegenüber. Zum Beispiel, wenn mandatsbezogene Dokumente an den heimischen Schreibtisch mitgenommen werden. Wie das schlimmstenfalls ausgeht, wenn die Kanzlei nicht gut organsiert ist, zeigt eine Entscheidung des BGH (Beschl. v. 19.08.2020, Az. IV ZR 122/20).

 

1. Ganz schön mitgenommen – Dokumente und Schriftstücke außerhalb der Kanzlei

Das war geschehen: Der Bevollmächtigte hatte in einem Rechtsstreit eine Revisionsschrift anstatt beim BGH beim unzuständigen OLG eingereicht. Das Gericht entdeckte den Fehler und informierte die Kanzlei mit einem Telefax. Darin wies es auf seine Unzuständigkeit und die laufende Frist hin. Später rief ein Justizangestellter des OLG in der Kanzlei an um sich zu versichern, ob das Schreiben eingegangen sei. Nun nahm das Unglück seinen Lauf: Die Kanzleikraft antwortete im Telefonat, dass eine Kollegin das Schreiben möglicherweise mitgenommen habe, da diese am nächsten Tag von zu Hause aus arbeite. Mit seinem kombinierten Hinweis in Form eines Schreibens und Anrufs habe das OLG alle seine etwaigen prozessualen Fürsorgepflichten erfüllt, so der BGH (Beschl. v. 19.08.2020, Az. IV ZR 122/20).

 

2.  Hoppla, hier ist was falsch gelaufen: So weit gehen die Pflichten der Gerichte

Natürlich können Anwälte ihre Pflicht, Fristen einzuhalten und das korrekte Gericht anzuschreiben, nicht einfach an die Gerichte delegieren. Grundsätzlich haben Gerichte jedoch die vom BGH hervorgehobenen prozessualen Fürsorgepflichten, die während des Verfahrens gelten, aber auch bei offenkundigen Formmängeln von Schriftsätzen zu beachten sind. Hierzu zählt auch, wenn ein Gericht Schriftsätze im Posteingang entdeckt, für die es gar nicht zuständig ist. Erst jüngst entschied das BAG, dass der Bevollmächtigte zu informieren ist, wenn eine via beA übermittelte Nichtzulassungsbeschwerde nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt und dem Anwalt dann noch ausreichend Zeit bleibt, zu reagieren (hier: zwischen Hinweis und Fristablauf lagen 12 Kalender- bzw. acht Arbeitstage; Beschl. v. 05.06.2020, Az. 10 AZN 53/20). Insoweit ging es darum, dass es mit einem auf den Transfervermerk einschließlich des darin ggf. enthaltenen VHN (vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis) dem Gericht einfach und mit wenig Zeitaufwand möglich ist zu prüfen, ob der Inhaber des beA-Postfachs selbst oder eine dritte Person das elektronische Dokument übermittelt hat. Liegt hier ein Formmangel vor und unterbleibt dann ein Hinweis des Gerichts, ist der Partei auch Wiedereinsetzung zu gewähren, wenn dem Anwalt noch ausreichend Zeit bleibt (siehe unten Hinweis zu den Voraussetzungen).

Es gehört beispielsweise auch zu den Fürsorgepflichten des Gerichts, ein wahres Rechtsschutzziel des Klägers zu ermitteln und darauf hinzuwirken, dass sachdienliche Anträge gestellt werden, so das VG Stuttgart (Urt. v. 08.07.2020, Az. 8 K 78/19). Entsprechend den Hinweispflichten in § 139 ZPO muss ein Gericht auch aktiv werden, wenn es selbst Umstände für entscheidungserheblich hält, die die betroffene Partei nicht als solche ansieht oder erkennt. Die Partei muss ihre Prozessführung noch vor der mündlichen Verhandlung entsprechend ausrichten, ihren Vortrag ergänzen oder Beweismittel benennen können. Bei einem Hinweis erst während der Verhandlung muss sie ausreichend Zeit erhalten, um hierauf reagieren zu können, so das OLG Düsseldorf in einem Patentrechtsstreit (Urt. v. 09.05.2019, Az. 2 U 66/18).

 

Hinweis
Gerichte sind keine Spürhunde für Anwaltsfehler und haben keine generelle Pflicht, eingehende anwaltliche Schriftsätze unverzüglich hinsichtlich notwendiger Formalien zu durchforsten. Entscheidend hierfür sind zwei Merkmale:

✅ Das Gericht kann den Fehler in angemessener Zeit bemerken und innerhalb des ordnungsgemäßen Justizbetriebs die notwendigen Maßnahmen treffen (= die Bevollmächtigten informieren) und

✅ zwischen seinem Hinweis und Fristablauf liegt ein ausreichend langer Zeitraum, so dass der Anwalt den Fehler noch korrigieren kann (z.B. Schriftsatz erneut und formgerecht übermitteln).

 

3. Anwalt muss Kanzlei so organisieren, dass ihn Post sofort erreicht

Zurück zum Fall des BGH: Hier war das Gericht seiner Fürsorgepflicht gleich zweifach nachgekommen. Es hatte sich ergänzend zu seinem Telefax sogar noch telefonisch versichert, dass das Telefax eingegangen war. Zu diesem Zeitpunkt lagen noch zwei Wochen bis zum Fristablauf. Wenn die betreffende Kanzlei dann während des Gesprächs nicht feststellen oder prüfen kann, ob das Schreiben vorhanden ist, kann dies nicht dem Gericht angelastet werden. Vielmehr hätte die das Telefonat führende Kanzleikraft unverzüglich nachhalten müssen, ob die Kollegin das Schreiben tatsächlich mitgenommen (und den sachbearbeitenden Anwalt vielleicht schon informiert) hat bzw. ob und wo sich das Schreiben im Büro befindet. Auch wäre ein Gesprächsvermerk für den Anwalt über den Anruf des Gerichts anzufertigen. Eine einfache Alternative wäre auch gewesen, wenn freundlich darum gebeten worden wäre, das Telefax erneut zu versenden.

Da dem Anwalt weder das Telefax vorgelegt, noch der telefonische Hinweis mitgeteilt wurde, lag für den BGH hier ein Organisationsverschulden des Anwalts vor, das eine Wiedereinsetzung ausschließt. Ein Anwalt habe seine Kanzlei so zu organisieren, dass die Vorlage an ihn gerichteter gerichtlicher Mitteilungen auch dann gesichert ist, wenn deren Bearbeitung durch Kanzleiangestellte außerhalb der Kanzleiräume erfolgt und Eingangspost ggf. ins Homeoffice mitgenommen wird.

Hinweis
Wie sich Kanzleien in Pandemiezeiten organisieren können, Homeoffice-Optionen einrichten und dabei die nötigen Sorgfaltspflichten einhalten, lesen Sie in unserem Fachbeitrag hier. Nutzen Sie auch unser informatives Themenportal rund um Homeoffice und die Corona-Krise speziell für ReNos sowie unsere kostenlose PDF-Broschüre aus unserer ERV-Reihe (ERV in Zeiten von Corona).

 

4. Daheim und unterwegs – diese Voraussetzungen müssen Kanzleien schaffen

Bei Anwälten sind die Berufspflichten noch einmal strenger: So müssen sie nicht nur dafür sorgen, dass alle Kanzleimitarbeiter auch außerhalb des Büros erreichbar sind, sondern auch hohe Kommunikationsstandards einhalten. Insoweit empfehlen sich beispielsweise Messenger wie Signal oder Threema bzw. Plattformen wie Stashcat oder Threema Work, auf denen Gruppen mit allen Mitarbeitern gebildet werden können. Mittels einer Arbeitsanweisung kann festgelegt werden, dass sich das Kanzleiteam an einem Arbeitstag zu festen Zeiten zu einer Videokonferenz zusammenfindet. Dort werden dann der Arbeitsstatus kommuniziert (was ist offen, was ist erledigt, wann ist Anwaltshandeln notwendig) und eben auch geklärt, wer welche Schriftstücke bearbeitet.

In Fällen wie dem hier besprochenen müssen Kanzleimitarbeiter untereinander umgehend in Kontakt treten können, um zu klären, wo sich gesuchte Dokumente befinden. Weiterhin kann der Anwalt auch sofort eingebunden werden, zumal in dem BGH-Fall hier der Inhalt des Telefaxes und das betroffene Mandat bekannt waren. Es dürfte keinem Gericht einleuchten, warum eine Kanzlei in einer solchen Situation keinerlei Nachforschungen über ein Schriftstück anstellt, wenn eine versäumte Frist droht.

 

Hinweis
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