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PDF/A als Ihr DIN A4 der elektronischen Welt

PDF/A als Ihr DIN A4 der elektronischen Welt
© Annie Spratt / Unsplash

PDF/A als Dateiformat für die Übermittlung an das Handelsregister ist Ihnen sicherlich ein Begriff. Auch für das elektronische Urkundenarchiv wird PDF/A eine entscheidende Rolle spielen. Es wäre daher an der Zeit, dass Ihnen dieses Dateiformat so vertraut ist, wie DIN A4 in der „Papierwelt“. Da ist es ja ganz selbstverständlich mit genormten Formaten zu hantieren. Soviel Neues ist PDF/A gar nicht. Die Grundlagen und einige wichtige Feinheiten lesen Sie in den nächsten Abschnitten.

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PDF/A wie „Archivierung“

Als Dateiformat für das elektronische Urkundenarchiv zeichnet sich PDF/A ab. In § 37 Abs. 4 des Entwurfs der NotAktVV wird es bereits deutlich: „Die Einstellung von Dokumenten in die elektronische Urkundensammlung hat in einer für die Langzeitarchivierung geeigneten Variante des PDF-Formats zu erfolgen.“ Noch aufschlussreicher ist hier die Begründung zum Entwurf (Teil B Zu Art. 1 § 37 Abs. 4). Voraussichtlich wird die anstehende Bekanntmachung der Urkundenarchivbehörde also „PDF/A-2b“ als das zu verwendende Dateiformat bestimmen. Aber was ist das nun genau – PDF/A-2b? Die technisch Neugierigen finden die Details bei PDF-Tools.com.

Tipp 1 für Ihre praktische Arbeit: Werfen Sie mal einen bewussten Blick auf die „Fähigkeiten“ der diversen PDF-Dokumente auf Ihrem Bildschirm. Die Unterschiede für aktive Arbeit mit dem PDF und für dauerhafte Archivierung sind offensichtlich – fiel Ihnen vielleicht bisher exakt dann auf, wenn genau das nicht geht, was gerade jetzt für die Arbeit praktisch wäre, oder?

Beispielsweise kennen Sie ja am Bildschirm ausfüllbare PDF-Formulare – wie bei Veräußerungsanzeigen. Aber wäre eine solche Datei – die später wieder geändert werden könnte – sinnvoll für langjährige Archivierung? Eher nicht! Es sollte für diesen Zweck doch eher ein PDF-Dateiformat sein, in der Änderungsfunktionen „abgeschaltet“ sind. Das bietet PDF/A! Das ist dann auch genau das Ziel der obigen Regelungen im Entwurf der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV).

Für bestimmt Zwecke nur PDF/A – das kennen Sie schon

Ganz neu ist PDF/A als Dateiformat im Notarbüro auch nicht. Für die Einreichung bei den Handelsregistern kennen Sie bereits zur Genüge die Vorgaben, dass dort nicht jedes Dateiformat akzeptiert wird. Die Notarnet GmbH hat bereits vor einiger Zeit Hinweise – gerade auch zu PDF/A – zusammengestellt.

Unter anderem wird dort auf das Einscannen von Papierdokumenten eingegangen. Glücklicherweise ist es inzwischen deutlich einfacher, Geräte zu erhalten, die PDF/A als Dateiformat ausgeben können, als im unverändert lesenswerten Artikel der Notarnet GmbH angesprochen wird.

Tipp 2: Sofern Sie bisher noch vorrangig mit dem Dateiformat TIFF arbeiten, sind die Neuerungen durch die NotAktVV also eine gute Gelegenheit, diese Vorgehensweisen auf den Prüfstein zu stellen. Recherchieren Sie, ob Ihr Scanner oder Kopierer mit Scanfunktion nicht bereits längst in der Lage ist, auch PDF/A-Dokumente zu erzeugen.

Standards und Normen

Bemerkenswert ist ja, dass „PDF“ über die Jahre nicht nur eine weltweite Verbreitung gefunden hat, sondern auch bestimmte PDF-Varianten es zu einem genormten Standard geschafft haben. Hier beginnen nun die Feinheiten für „PDF-Feinschmecker“, denn diese Normierung besteht aus mehreren Teilen:

  • ISO 19005-1:2005 betrifft PDF 1.4 (PDF/A-1) dies ist die ältere Variante, die bereits im Jahr 2005 veröffentlicht wurde. Dieser Normteil ist immer noch gültig, denn es folgten dann „nur“ Erweiterung mit zusätzlichen Möglichkeiten.
  • Dies war zunächst ISO 19005-2:2011 im Jahr 2011 (PDF/A-2) mit der Möglichkeit, zusätzliche Daten in einer PDF/A-Datei zu speichern, beispielsweise das Zusammenfassen mehrerer PDF/A-Dateien in einer sogenannten Kollektion.
  • Danach folgte ISO 19005-3:2012 (PDF/A-3). Auch hier blieb das Ziel unverändert, nämlich dauerhafte Archivierung. Jedoch können zusätzlich beliebige Dokumentenformate mit in der PDF/A-Datei „aufbewahrt“ werden.

Welche dieser möglichen PDF-Funktionen und PDF-Varianten nun ganz genau relevant wird für das elektronische Urkundenarchiv? Der Entwurf spricht von „voraussichtlich PDF/A-2b“. Es ist vorgesehen, dass die Einzelheiten dann durch die Urkundenarchivbehörde bei der Bundesnotarkammer bekannt gemacht werden. Hier steht also noch an, welche der Möglichkeiten als ausreichend für die dauerhafte Archivierung angesehen wird.

Untervarianten mit PDF/A2-b, PDF/A2-a und PDF/A2-u

Seit der Einführung von PDF/A sind drei Untervarianten mit unterschiedlichen Schwerpunktsetzungen zu unterscheiden. Dies erklärt die eigenartigen Zusätze „-b“ und „-a“ sowie „-u“ zum PDF-Format. In den Erläuterungen der Notarnet GmbH oder oben im Hinweis auf die NotAktVV haben Sie dies schon gesehen.

  • Beginnen wir hier mit „-b„, denn dies steht für „basic“ – oder auch als Eselsbrücke „bildlich“. Diese PDF-Variante ist ausgelegt auf die allein bildliche Wiedergabe (visuelle Reproduzierbarkeit) der gescannten Unterlagen. Also der grundlegende Anwendungsfall bei einer Langzeitarchivierung nachdem Papier-Originale gescannt wurden und es nun ein elektronisches Abbild – allerdings ohne maschinell durchsuchbaren Text – gibt.
  • Der Kennbuchstabe „a“ (accessible) steht für zusätzliche Informationen in der PDF-Datei, die deren Struktur mit dem Ziel der Barrierefreiheit erschließen.
  • PDF/A2-u („unicode„) ist darauf ausgelegt, etwaige im PDF-Dokument in Zeichenform – also nicht nur als Abbildung – gespeicherte Texte zugänglich zu machen. Suchen und „herauskopieren“ von Texten ist aus solchen Archivdokumenten möglich.

Wichtig für die tägliche Arbeit ist also: Ein lediglich gescanntes – also sozusagen „abfotografiertes“ – Papier-Dokument erreicht ohne z.B. eine zusätzliche maschinelle Zeichenerkennung (OCR = optical character recognition) nicht die Anforderungen an die Untervariante „u“. Sie kennen das vermutlich schon. Aus manchen PDF-Dateien lässt sich etwas „herauskopieren“ und aus anderen eben nicht.

Die anstehende Bekanntmachung der Urkundenarchivbehörde

Es wird also spannend werden, welche PDF-Variante künftig von der Urkundenarchivbehörde als maßgeblich bekannt gemacht werden wird. Wie oben schon angesprochen, wird bei PDF/A2-b aus einer lediglich gescannten Papiervorlage gerade nicht per „Markieren und Kopieren“ Text „herauskopierbar“ sein. Auch wäre es leider noch nicht möglich, die Inhalte nach einzelnen Worten zu durchsuchen. Die Anforderungen an eine Langzeitarchivierung mit bildlicher Wiederhabe werden jedoch auf jeden Fall erfüllt und Metadaten außerhalb des PDF – nicht zuletzt im künftigen Urkundenverzeichnis – sorgen dafür, das PDF-Dokument im elektronischen Urkundenarchiv auffinden zu können.

Ob Ihre PDF-Datei geeignet ist oder nicht …

Aus den obigen Hinweisen zu den Standards sehen Sie die Spitze des Eisbergs, welche Funktionen sich in einer PDF-Datei verbergen könnten. PDF-Formulare und Herauskopieren von Texten wurden bereits angesprochen. Auch wenn Sie beim Draufschauen sagen „das sieht doch jeder“ – durchsuchbarer Text und eine bildliche Wiedergabe der Vorlage sind für die PDF-Datei und einen PC eben zwei verschiedene Dinge.

Bei so vielen Funktionen und Variationen wäre es doch prima, wenn Sie bereits in Ihrer IT-Landschaft ein kleines Kontrollwerkzeug hätten, ob Ihre PDF-Datei für die künftige Weiterverarbeitung geeignet ist? Gegenwärtig haben Sie bereits in XNotar (genauer gesagt in SigNotar) eine solche Kontrollfunktion. Vielleicht haben Sie schon mal Bekanntschaft damit gemacht, dass eine bestimmte PDF-Datei nicht eingelesen werden konnte?

Tipp 3: Wenn Sie in XNotar die Komponente SigNotar aufrufen und PDF-Dokumente mit einem Hinweis auf ein ungeeignetes Format abgelehnt werden: Ärgern Sie sich nicht! Höchstwahrscheinlich hätten Sie sich viel mehr geärgert, wenn erst seitens des Handelsregisters oder des Grundbuchamts die Rückmeldung eingetroffen wäre, dass man dort mit der eingereichten Datei nichts anfangen könne. Ihre Kolleg*innen helfen Ihnen sicherlich weiter, wie Sie in Ihrem Büro zu Ihrem aktuell gebräuchlichen Dateiformat kommen.

Für die künftigen Hilfsprogramme zum elektronischen Urkundenarchiv steht zu erwarten, dass wiederum solche Kontrollfunktionen enthalten sein werden. Bei der Urkundenarchivbehörde steht es ja an, rechtzeitig zum Start das genaue Vorgehen zum „hochladen“ der PDF-Dateien in das elektronische Urkundenarchiv zu erläutern.

PDF/A – irgendwie schon ein „DIN A4“ in der elektronischen Welt, oder?

Wenn PDF/A für Sie schon zum täglichen Handwerkszeug gehört, dann behalten Sie die angesprochene – möglicherweise erst im Jahr 2021 anstehende – Bekanntmachung der Urkundenarchivbehörde im Auge. Vielleicht wird dann noch etwas „Finetuning“ an der von Ihnen eingesetzten PDF/A-Variante nötig.

Sofern Sie vorrangig mit TIFF-Dateien arbeiten, dann empfiehlt es sich, bereits in den nächsten Monaten auf die Funktionen Ihres Scanners/Kopierers zu schauen. Möglicherweise sind schon alle Funktionalitäten vorhanden und es ist „nur noch“ eine alte Gewohnheit, mit TIFF als Dateiformat zu arbeiten. Mit diesem Blog-Artikel haben Sie auf jeden Fall Ihren Überblick gestärkt, denn auch der Papierwelt-Standard DIN A4 ist Ihnen ja in unterschiedlichen Papiergewichten und -farben vertraut. Sie können also ganz souverän den unterschiedlichen PDF/A-Varianten entgegensehen und dann rechtzeitig auf die für Ihre Zwecke passende Variante setzen, um Ihre Arbeit mit dem elektronischen Urkundenarchiv zu starten.

Links

Einen komprimierten Überblick über die Zusammenhänge zwischen PDF, PDF/A und ISO hat die Association for Digital Document Standards e.V. (PDF Association) erstellt.

Weitere Erläuterungen zu den Unterschieden von PDF/A-1 vs PDF/A-2 sind hier zu finden.

Für absolute Spezialistinnen und Spezialisten: Die Original-Seiten der International Organization for Standardization (ISO) für die – allerdings kostenpflichtige – Bestellung der Norm-Unterlagen finden Sie zu PDF/A-1 hier, zu PDF/A-2 hier  sowie zu PDF/A-3 hier.

Die oben angesprochenen Erläuterungen der notarnet gmbH zum praktischen Einsatz von PDF/A sind hier abrufbar.

Allgemeine Hinweise zum Format PDF/A sind auch nachlesbar auf Seite 12 der Technische Rahmenvorgaben für den elektronischen Rechtsverkehr der Bund-Länder-Kommission -AG IT-Standards in der Justiz.

Den Blog-Artikel zum ersten Blick auf den Referentenentwurf der NotAktVV finden Sie hier.

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