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NotAktVV – ein erster Blick in die Zukunft

NotAktVV – ein erster Blick in die Zukunft
© Trevin Rudy / Unsplash

Ein Blick in die Zukunft per Glaskugel gefällig?

Manchmal wäre es wirklich praktisch, ein kleines Stück in die Zukunft schauen zu können! Eine magische Glaskugel mit unscharfen Bildern würde schon helfen, ein ungefähres Bild der zukünftigen Ereignisse erheischen zu können.

Webinar-Tipp: Die Digitalisierung im Notariat am 23.07.2020: Keine Frage. Die Modernisierung der Arbeitsabläufe ist eine Chance. Doch wie nutzen Sie diese am besten? In diesem Seminar werden den Teilnehmern ein Vorgehensplan und Praxisbeispiele an die Hand gegeben, um sich möglichst effizient auf das elektronische Urkundenarchiv vorbereiten zu können. Der Fokus liegt hierbei auf Praxisbezug und Arbeitsvereinfachungen, um die Umstellung auf das elektronische Urkundenarchiv mit möglichst großem Nutzen für die eigene Arbeitsorganisation zu verbinden. Dauer: 14:00 – 16:00 Uhr, Preis: 129 € zzgl. MwSt. inklusive ausführlichem Seminarskript und Zugriff auf die vollständige Videoaufzeichnung des Webinars. Hier können Sie sich anmelden!

In gewisser Form gibt es derzeit die Möglichkeit zu einem solchen Blick in die Zukunft: Der Referentenentwurf der Notariatsakten- und -verzeichnisseverordnung (NotAktVV-E) liefert Ihnen schon jetzt einen Eindruck der Regelungen, die künftig – zu weiten Teilen – die Stelle der DONot einnehmen sollen. Die Stellungnahmen der Bundesländer und Verbände zu diesen künftigen Regeln des Berufsrechts der Notare werden noch in die Fassung einfließen, die dann dem Bundesrat für dessen Zustimmung zugeleitet werden wird. Einige Zeit wird es also noch dauern, bis der endgültige Text vorliegt und es ernst wird.

Erste Stellungnahmen

Einen ungefähren Eindruck der Inhalte sollten Sie sich bereits jetzt verschaffen. Die ersten Stellungnahmen sind Stand Mai 2020 bereits öffentlich verfügbar. Hierin wird seitens der Bundesnotarkammer beispielsweise betont, Nebenakten zu laufenden Verwahrungs-geschäften sollten einheitlich entweder in Papierform oder in elektronischer Form geführt werden. Seitens des Deutschen Anwaltvereins werden insbesondere Bedenken gegen die vorgesehenen Regelungen zum Beteiligtenverzeichnis angemeldet. Es werden in den kommenden Wochen also noch einige Diskussionspunkte anstehen.

Vorreiterrolle für Nebenakten und Generalakten

Neben den Regelungen zum künftigen elektronischen Urkundenarchiv, dem Urkundenverzeichnis und dem Verwahrungsverzeichnis gibt es einige Regelungen, die eine Vorreiterrolle einnehmen. Bereits am Tag nach der Verkündung der NotAktVV – also noch weit vor dem 01.01.2022 – werden bestimmte Teile in Kraft treten. Dies betrifft Regelungen zur möglichen elektronischen Führung der Nebenakten und der Generalakten. Hier eröffnet sich für Ihre Notarin oder Ihren Notar ein Entscheidungsspielraum auf Basis der NotAktVV! Auch einige allgemeine Bestimmungen zur elektronischen Aktenführung haben die gleiche Vorreiterrolle. Ganz genau finden Sie das in den Bestimmungen zum Inkrafttreten in Artikel 3 des Referentenentwurfs. Die verpflichtenden Regelungen zum elektronischen Urkundenarchiv werden hingegen erst später und zwar pünktlich zum 01.01.2022 in Kraft treten.

Tipp 1: Planen Sie, ob und in welchem Umfang Ihr Büro Vorteile hätte, wenn Sie im Bereich der Nebenakten oder Ihrer Generalakten eine elektronische Aktenführung bereits frühzeitig freiwillig erproben. Elektronische Dokumente zuverlässig zu erstellen, wiederzufinden und gemeinsam zu nutzen, benötigt erfahrungsgemäß verlässliche Absprachen und büroeinheitliche Regeln.

Mögliche Vorteile mit elektronischen Nebenakten

Von Büro zu Büro sind die möglichen Vorteile durch die unterschiedlichen, persönlichen Arbeitsweisen anders zu bewerten:
Vielleicht überlegen Sie beispielsweise schon seit längerer Zeit, ob die Ablage erledigter Papier-Nebenakten für die Zukunft nicht durch eine elektronische Archivierung abgelöst werden könnte.
Oder gehen Ihren Überlegungen gar schon einen Schritt weiter – nämlich auch zu den laufenden Akten.

Etliche Unterlagen wie Grundbuchauszüge und Handelsregisterabrufe sowie E-Mail-Korrespondenz mit den Beteiligten liegen bereits in elektronischer Form vor. Vielleicht zielen Sie daher darauf, diese Inhalte künftig ausschließlich in elektronischer Form zu nutzen? Möglicherweise ergeben sich bei Ihnen auch Arbeitsabläufe, in denen unter Einhaltung erforderlicher IT-Sicherheitsmaßnahmen und berufsrechtlicher Bestimmungen von der Ferne elektronisch auf die Datenbestände zugegriffen werden soll? Gerade in Zeiten der dezentralen Arbeit ein nicht zu unterschätzender Vorteil!

In der Tat bieten elektronisch geführte Akten hinsichtlich Platzersparnis, Reduzierung von Medienbrüchen und Zugriffsmöglichkeiten deutliche Vorteile gegenüber ausschließlich in Papierform geführten Akten. Wie umfangreich diese Vorteile für Sie sein könnten und welcher Aufwand für eine Umsetzung noch lohnend ist, sollte zunächst überlegt und bewertet werden. Lohnt sich der Aufwand, dann empfiehlt es sich, zunächst in einem überschaubaren Umfang die Neuerungen zu erproben und dann weiter einzuüben.

Wahlmöglichkeiten im einzelnen Notarbüro

Wenn Sie also im Büro die Möglichkeiten in § 46 NotAktVV für Nebenakten (Führung in Papierform und in elektronischer Form) und § 49 NotAktVV für Generalakten (Elektronische Aktenführung) angehen möchten, dann sichern Sie Ihre Fortschritte von Anfang an ab. Gehen Sie besser gezielt und in Etappen an neue Arbeitsmöglichkeiten heran, als zu viel gleichzeitig zu ändern.

Die beiden genannten Regelungen ermöglichen es – zumindest nach dem Referentenentwurf der NotAktVV – Nebenakten zu einzelnen Amtsgeschäften elektronisch und zu anderen Amtsgeschäften noch in Papierform zu führen. Auch wäre eine teilweise elektronisch und teilweise in Papierform geführte Nebenakte zu einem Amtsgeschäft entsprechend dem Referentenentwurf zulässig.

Hier sind also Wahlmöglichkeiten vorgesehen, in welchem Umfang die konkrete elektronische Aktenführung erfolgen soll.

Nicht zu unterschätzen: Überblick behalten – gerade bei elektronischen Akten!

Die oben genannten Regelungen zielen zugleich darauf, dass der Überblick über die Akten nicht verloren geht. Es geht darum, alle Akten und dann wiederum deren Inhalte – ob elektronisch oder in Papierform – auffinden zu können und diese zugänglich zu halten. Schlagwort: „Was ist wo?“

Eine praktische Erprobung sollte daher immer abgestimmt und mit einer gewissen Überlegung angegangen werden – gerade mit dem Blick auf das Wiederfinden in einer laufenden aber auch in einer als erledigt abgelegten Akte. Bei den Papierakten haben Sie ja auch Ihre – möglichst büroweit einheitlichen – Routinen, welche Unterlagen alle in der laufenden Akte vorhanden sind und welche dann dauerhaft in archivierten Nebenakten verbleiben.

Für die elektronische Aktenführung ist es fast noch wichtiger, anhand solcher büroeinheitlichen, eindeutigen und nachlesbaren Regeln zum Arbeitsvorgehen zusammen zu arbeiten. Auf eine solche Nachvollziehbarkeit („Was gehört zur Akte?“ und „Wo ist es zu finden?“) zielen die Bestimmungen der NotAktVV. Es schadet also gerade nicht, die Vorgaben Ihrer Notarin oder Ihres Notars zu einer – teilweisen – elektronische Aktenführung in eine bürobezogene „Checkliste“ zu überführen. Diese erleichtert nicht zuletzt im Vertretungsfall den Überblick.

Tipp 2: Sichten Sie Ihre bestehenden organisatorischen Vorgaben. Sind diese auf dem aktuellen Stand – oder sind Sie in der Praxis „schon längst weiter“ was wo abgelegt wird? Ärgerlich sind veraltete Ablageanleitungen dann, wenn im Vertretungsfall noch anhand solcher alter Vorgaben gesucht würde und unnötig Zeit verloren geht.

Elektronische Nebenakten – haben Sie ja schon längst?

Es kann natürlich sein, dass obige Hinweise für Sie bereits „kalter Kaffee“ sind. Wenn also in Ihrem Büro schon seit geraumer Zeit und routiniert vorrangig mit Dateien statt mit Papier gearbeitet wird. Dann konnten Sie sicherlich Vorteile realisieren, die Sie mit dem Einsatz elektronischer Dokumente erreichen wollten. Weiterhin kennen Sie schon den Arbeitsaufwand, den Sie investieren, um diese Vorteile zu erreichen. Der frühe Blick in den Referentenentwurf der NotAktVV lohnt sich für Sie auf jeden Fall, um Ihr aktuelles Vorgehen mit den Maßgaben der NotAktVV schon einmal grob gerastert abzugleichen. Etwaige zu ergreifende Maßnahmen können Sie dann schon vormerken, um diese anhand der künftigen endgültigen Fassung der NotAktVV dann konkret und mit weniger Überraschungseffekten anzugehen.

Beim Blick in die Glaskugel den eigenen Ausgangspunkt beachten!

Ein Blick in die Glaskugel zeigt – wie eingangs gesagt – nur ein unscharfes Bild der Zukunft und der zukünftigen Regelungen. Gerade „hybride Aktenführung“, in denen ein Teil der Akte elektronisch geführt wird und ein anderer Teil der Inhalte nur auf Papier vorhanden ist, wird meines Erachtens noch einige Diskussionen eröffnen.

Wichtig werden dabei die oben angesprochenen Maßnahmen, nämlich den Überblick und die Erreichbarkeit der Akteninhalte sicherzustellen. Die noch verbleibende Zeit, bis die ersten Teile der NotAktVV in Kraft treten, bietet sich daher an, um die gegenwärtigen Arbeitsabläufe zu durchleuchten. Wenn Sie Ihren Ausgangspunkt kennen, wird es deutlich einfacher, Verbesserungen anzusteuern.

Links

Wer es nun ganz genau wissen möchte, findet auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz den Referentenentwurf der NotAktVV einschließlich der Begründung und den bereits veröffentlichten Stellungnahmen zum Download.

Zur Führung der Nebenakten nach bisherigem Regelungsstand finden Sie etlichen Tipps und Hinweise z.B. hier: Kersten in Büroorganisation, Ausbildungsreihe für Notarfachangestellte, herausgegeben von der Notarkasse München A.d.ö.R. § 2 Rn 101 ff. (das Werk ist z.B. in der Datenbank RENOsmart enthalten).

Ihre internen Arbeitsanleitungen sollten bzgl. IT-Sicherheit mindestens das Vorgehen zur Datensicherung beschreiben. Zu weiteren grundlegenden IT-Sicherheitsmaßnahmen im Arbeitsalltag schaden ergänzende Vorgaben nicht. Hinweise hierzu finden Sie in diesem Beitrag hier im Blog.

Eine Vertiefung der oben angesprochenen Inhalte erfolgt unter anderem im Rahmen der Seminarveranstaltung mit dem Deutschen Notarverlag „Die Digitalisierung im Notariat – Ihr Fahrplan für das elektronische Urkundenarchiv„.

  Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter  
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