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„Meine Akte bitte, Herr Anwalt!“ – Was in Sachen Aufbewahrung gilt

„Meine Akte bitte, Herr Anwalt!“ – Was in Sachen Aufbewahrung gilt
© Christian Noe

Hat ein Mandant Anspruch darauf, nach Mandatsende seine Unterlagen aus der Akte zu erhalten ? Ja, den hat er. Allerdings nicht zeitlich unbegrenzt, sein Anspruch kann verjähren. Dies gilt unabhängig davon, wie lange der Anwalt berufsrechtlich verpflichtet ist, seine Akte aufzubewahren. Denn die Verjährungsfrist ist von berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen klar zu trennen, hat jüngst der BGH betont (Urt. v. 15.10.2020, Az. IX ZR 243/19). Daran würde auch eine standardisierte Mandatsvereinbarung nichts ändern, in der eine deutlich längere Aufbewahrung fixiert ist. Wir schauen uns die Signale aus Karlsruhe genauer an und was sie für die Praxis in der Kanzlei bedeuten.

 

1. Bitte aufklappen: Wenn der Mandant Unterlagen herausverlangt

Das kam doch bei Ihnen in der Kanzlei auch schon einmal vor, oder? Das Mandat ist abgeschlossen, der Mandant schaut noch einmal vorbei, da er ausgesuchte Dokumente benötigt, ob nun privat oder zur Vorlage bei Behörden oder sonstigen Dritten. Das darf er auch gem. § 50 Abs. 2 BRAO verlangen – also Akte aufklappen, ggf. die erbetenen Dokumente kopieren und dann in die Hand des Mandanten drücken. Aber dessen Herausgabeanspruch unterliegt einer gesetzlichen Verjährungsfrist, die drei Jahre dauert. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 667, 195 BGB; § 50 BRAO). Ist diese Frist verstrichen, kann der Mandant seinen Anspruch nicht mehr geltend machen. So lag der Fall auch in der Sache, über die der BGH kürzlich entschied (Urt. v. 15.10.2020, Az. IX ZR 243/19). In dem Rechtsstreit endete das Mandat bzw. Auftragsverhältnis aufgrund eines eröffneten Insolvenzverfahrens am 01. Juli des Jahres.

© Christian Noe 2020

 

Der ehemalige Mandant hatte argumentiert, dass das Geschäftsbesorgungsverhältnis gem. § 115 Abs. 2 InsO hinsichtlich der Aufbewahrung der Handakten weiterhin bestehe. Der BGH bestätigte jedoch die Auffassung des Berufungsgerichts. Eine eigenständige materiell-rechtliche Aufbewahrungspflicht sei nicht dargetan. Die in § 50 BRAO normierte Berufspflicht für Anwälte, Handakten sechs Jahre aufzubewahren, setze weder ein fortbestehendes Geschäftsbesorgungs- oder Auftragsverhältnis zwischen Mandant und Rechtsanwalt voraus, noch begründe sie ein solches Rechtsverhältnis. Das bedeutet: Es spielt keine Rolle, wie lange ein Anwalt nun berufsrechtlich verpflichtet ist, eine Akte aufzubewahren. Der Mandant hat also nicht obligatorisch so lange einen Herausgabeanspruch, wie die Akte in der Kanzlei auch vorhanden ist. Auch sei § 695 S. 2 BGB nicht entsprechend anwendbar, da die Vorschrift einen Sonderfall regele (Rückforderungsanspruch) und auf den Herausgabeanspruch nicht übertragbar sei.

 

Hinweis
Fristen sind eine tückische Sache, neben den Verjährungsfristen zwingen auch andere Fristarten zu konzentrierten Berechnungen. Juristische Zeiträume zu bestimmen, korrekt zu errechnen und Feiertage zu berücksichtigen, sorgt auch in Abschlussprüfungen für knifflige Aufgabenstellungen. Bei der Berechnung unterstützt Sie die Fristentabelle für die Anwaltspraxis, die zur ReNoSmart-Bibliothek gehört. Richtig verzwickt wird es insoweit auch bei der Frage, wann ein Tag ein Werktag ist oder nicht, was in diesem Beitrag thematisiert wird.

 

2. Herausgeben und aufbewahren: Zwei unterschiedliche Stränge

Der BGH hat eine klare Trennung zwischen der berufsrechtlichen Aufbewahrungspflicht und dem Herausgabeanspruch des Mandanten gezogen. § 50 BRAO beeinflusst die Dauer der Verjährungsfrist des Anspruchs nicht, sie wird also weder verkürzt oder verlängert. Daran ändert sich auch nichts, wenn zu Mandatsbeginn eine standardisierte Vereinbarung mit dem Mandanten geschlossen wird. Diese hatte hier folgenden Inhalt: „Aktenaufbewahrung. Wir führen unsere Akten entweder in elektronischer oder papiergebundener Form. Unterlagen bewahren wir für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Abschluss des Mandats auf. Danach sind wir berechtigt, Daten zu löschen bzw. Akten zu vernichten, soweit wir Ihnen nicht Originaldokumente zur Aufbewahrung übergeben.“

Allerdings würden auch solche Regelungen allein die berufsrechtliche Aufbewahrungspflicht des Anwalts betreffen, stellte der BGH fest. Ein Verwahrungsvertrag lässt sich aus solch einer Vereinbarung nicht herleiten.

 

3. Schriftsatz, Quittung, Ladung – Was zählt zum Akteninhalt?

Die Aufbewahrungsdauer für Anwaltsakten in § 50 BRAO wurde bereits 2017 von fünf auf sechs Jahre angehoben. Die Frist beginnt ebenso mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Wenn Ihre Kanzlei den Jahreswechsel für eine Inventur nutzt, dürfen Sie daher frühestens Akten aussondern, die im Jahr 2014 abgeschlossen wurden. Viele Kanzleien halten ihre Handakten allerdings länger vor, um auch im Falle von Regress- bzw. Schadensersatzansprüchen auf älteren Schriftverkehr vollständig zugreifen zu können.

Der Bevollmächtigte kann im übrigen seinen Mandanten auffordern, seine Dokumente aus der Akte zu empfangen. In diesem Fall erlischt die anwaltliche Aufbewahrungspflicht innerhalb von sechs Monaten, wenn der Mandant der Aufforderung nicht nachkommt (§ 50 Abs. 2 S. 3 BRAO). Und natürlich hat der Mandant nicht Anspruch auf den gesamten Akteninhalt. Von dem Herausgabeanspruch umfasst sind nur diejenigen Schriftstücke, die der Anwalt anlässlich seiner beruflichen Tätigkeit von dem Mandanten oder für ihn erhalten hat. Zum Jahreswechsel schauen viele Kanzleien in ihre Archive: Warum eine längere Aufbewahrung sinnvoll ist und welche wichtigen Punkte rund um die Aktenvernichtung zu beachten sind, erfahren Sie in der E-Broschüre Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei, die Sie hier herunterladen können.

 

 

 

 

 

 

 

  Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter  
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