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Materialorganisation und -beschaffung: 10 Tipps & Tricks

Materialorganisation und -beschaffung: 10 Tipps & Tricks
© congerdesign/pixabay

Das Office-Material zu verwalten und nachzubestellen, ist eine notwendige, wenn auch manchmal lästige Pflicht. Mal lässt sich die Artikelnummer für die Adressetiketten nicht auftreiben, dann findet man den Versandhandel nicht, wo man die wiederaufbereitete Tonerkartusche so günstig gekauft hat. Solche Situationen rauben Zeit und Nerven. Damit sie die Ausnahme bleiben, haben wir einige Ideen rund um die Materialorganisation und -beschaffung zusammengetragen.

  1. Büromaterial an einem Ort lagern: Ob Heftklammern, Siegellack oder Notariatsgarn, sämtliches in der Kanzlei benötigte Material sollte zentral aufbewahrt werden. Ideal ist ein geschlossener Schrank, der so viel Platz bietet, dass alles übersichtlich gelagert werden kann. Tipp: Jeder im Team bekommt ein Set von ständig benötigtem Büromaterial. Locher, Schere etc. werden mit Namen beschriftet.
  2. Chaos vermeiden: Spätestens wenn beim Öffnen des Schranks Briefumschläge und Radiergummis entgegenfallen, ist Aufräumen angesagt. Im ersten Schritt wird der Schrank komplett leergeräumt, anschließend wird er feucht ausgewischt. Und nein, dieser Schritt sollte keinesfalls übersprungen werden! Wie oft sind sonst die Schubladen komplett leer, sodass sie gesäubert werden können? Anschließend wird nach dem Prinzip „Gleiches gehört zu Gleichem“ sortiert. Überflüssiges wird verschenkt oder direkt weggeworfen. Auch ausgetrocknete Stifte gehören in den Müll, genauso wie verschmutztes Briefpapier.
  3. Für mehr Übersicht sorgen: Praktisch sind passende Boxen und Behältnisse für das Büromaterial, die beschriftet werden. So finden auch Kollegen beispielsweise die Haftnotizen „Wiedervorlage“, die sich sonst nie ihr Büromaterial selbst holen. Tipp: Denken Sie daran, oft Benötigtes in Griffnähe bereitzustellen.
  4. Auf Mithilfe setzen: Hängen Sie im Büromaterial-Schrank eine Liste auf, in die jeder eintragen kann, wenn er ein Teil genommen hat, von dem nur noch wenig vorrätig ist. Tipp: Praktisch sind z.B. selbstklebende Whiteboard-Folien, sodass bestelltes Material direkt wieder von der Liste gewischt werden kann.
  5. Geschickt einkaufen: Einige Büromaterialien erhalten Sie nur bei Anbietern, die sich auf Kanzleibedarf spezialisiert haben. Sparen können Sie aber bei der ‚Massenware‘ wie Druckerpapier, Tackerklammern oder normalen Kugelschreibern. Vergleichen Sie deshalb die Preise und kaufen Sie derartige Ware in größeren Mengen. Das spart Porto – und häufig gibt es sogar einen Mengenrabatt.
  6. Machen Sie regelmäßig eine Bestandsaufnahme: Die meisten Kanzleien überprüfen zum Jahresanfang, was noch an Büromaterial da ist, was fehlt und wie hoch der Verbrauch war. Bei diesem Check-up lassen sich umständliche Bestellvorgänge aufspüren, die z.B. mit einem hohen Zeitaufwand verbunden oder zu teuer waren.
  7. Elektronische Bestellung oder doch lieber per Katalog? Webshops und individualisierte Einkaufslisten machen sich auf längere Sicht bezahlt. Denn in der Regel ist der Aufwand geringer und der Bestellprozess ist transparenter, als wenn die Bestellung per Fax oder Telefon abläuft.
  8. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Vergessen Sie nicht, die eingetroffene Ware mit dem Lieferschein und Ihrer Bestellung zu vergleichen. Falls etwas fehlt, können Sie sofort reagieren.
  9. Legen Sie Checklisten an: Wenn dokumentiert ist, wo der Kaffee bestellt wird, die Urkundentinte, Etiketten oder Briefumschläge, kann fehlendes Material schnell und unkompliziert nachbestellt werden – auch wenn derjenige, der sich sonst darum kümmert, im Urlaub ist oder erkrankt.
  10. An die Umwelt denken: Herkömmliches Büromaterial lässt sich oft durch eine umweltfreundlichere Alternative ersetzen: Kleber gibt es z.B. lösemittelfrei, Mappen aus Recyclingpapier und Bleistifte ohne Lackierung.

 

  Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter  
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