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Lesenswerte Bekenntnisse – immer auf Empfang bei der Eingangspost?

Lesenswerte Bekenntnisse – immer auf Empfang bei der Eingangspost?
© sebra, Adobe Stock

Sie sind Auszubildende/r im ersten Lehrjahr? Dann haben Sie schon jede Menge kunstvoll geschichteter Eingangspost-Stapel gesehen. Aber auch immer richtig hingeschaut? Wenn Sie jetzt meinen: klar, meinen Adleraugen entgeht nichts, dann sagen wir: das dachte der Rechtsanwaltsfachangestellte vielleicht auch. Welcher Fachangestellte? Der, mit dessen eidesstattlicher Versicherung sich kürzlich der Bayerische Verwaltungsgerichtshof (BayVGH) beschäftigte (Beschl. v. 12.06.2019, Az. 11 C 19.233).

 

1. So wurde die Eingangspost bearbeitet

Nun gut, der Reihe nach. Was war geschehen? Die Eingangspost wanderte auf den Schreibtisch der Kanzlei. Darunter auch Post vom Gericht, ein Empfangsbekenntnis, auf dem zwei verschiedene Schriftstücke standen: ein Beschluss sowie ein Urteil. Der Kanzleimitarbeiter notiert die Rechtsmittelfrist für die Beschwerde gegen den Beschluss und legt der Anwältin das Empfangsbekenntnis ohne weitere Unterlagen vor. Später gibt er in einer eidesstattlichen Versicherung an, dass er die Berufungsfrist nicht notiert habe, da ein Urteil nicht beilag und er nicht bemerkt habe, dass auf dem Empfangsbekenntnis zwei Entscheidungen angegeben waren. Die Anwältin wiederum hatte das vorgelegte Empfangsbekenntnis unterzeichnet, ohne weitergehend zu prüfen und daher nicht bemerkt, dass das Urteil nicht zugestellt worden ist.

 

Hinweis

Was Sie über die Zustellung, ihre unterschiedlichen Arten und das Empfangsbekenntnis wissen müssen, fasst auch das jetzt im Oktober 2019 überarbeitet erschienene Handbuch für Rechtsanwaltsfachangestellte zusammen, das zur ReNoSmart-Bibliothek gehört. Beispiele, wie Ausbilder mit dem Thema Posteingang in der Kanzlei umgehen können, finden Sie im Ausbilder-Leitfaden – ReNoFa richtig ausbilden.

 

Wie herausfordernd es aus der Sicht der Auszubildenden ist, an die Eingangspost in Anwaltskanzleien herangeführt zu werden, lesen Sie in diesem Erfahrungsbericht (dort direkt ab dem vierten Absatz).

 

2. Wichtige Gleichung: Empfangsbekenntnis = mächtige Urkunde

Nun ist ein Empfangsbekenntnis kein Schriftstück wie jedes andere. Es erbringt gem. § 416 ZPO als Privaturkunde den Beweiswert, dass der Anwalt ein Schriftstück entgegengenommen und zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgreich zugestellt erhalten hat (BGH, Beschl. v. 11.09.2018, XI ZB 4/17). Wird es ausgefüllt, kann natürlich auch etwas schief gehen, beispielsweise wenn

  • das Empfangsbekenntnis falsch datiert wird oder
  • mehrere Schriftstücke mit ihm zugestellt werden und beim Posteingang nicht aufmerksam kontrolliert wird, ob alle im Empfangsbekenntnis genannten Schriftstücke auch tatsächlich beigefügt sind.

 

In der vorliegenden Sache war Letzteres geschehen, so dass nun der Anwalt nachträglich beweisen muss, dass das besagte Urteil eben nicht der Sendung beilag. Ist das schwer? Ja, hier hat der BGH hohe Hürden formuliert, die sich dem Anwalt stellen und die der BayVGH noch einmal konkret auf den Punkt bringt: ein Gegenbeweis, dass die Angaben im Empfangsbekenntnis falsch sind, ist zwar zulässig. Aber dabei muss

  • die Beweiswirkung des § 174 Abs. 4 S. 1 ZPO vollständig entkräftet und damit
  • jede Möglichkeit ausgeschlossen werden, dass das Empfangsbekenntnis korrekt ist.

 

Man kann es nicht deutlich genug sagen: Es geht nicht um „könnte falsch“, „wahrscheinlich falsch“, „viele Indizien sprechen dafür, dass es falsch“ usw. Es muss „ausgeschlossen“ sein, dass das Empfangsbekenntnis richtig ist. Höhere Anforderungen an einen Beweis gehen kaum.

 

3. Mit diesen Argumentationen scheitern Anwälte

Die Sorgfaltspflichten eines Anwalts liegen ohnehin noch einmal höher, wenn ein Empfangsbekenntnis ausfüllt wird, ohne dass ihm die Akte vorliegt, wie der BGH kürzlich entschied (Beschl. v. 13.06.2019, Az. V ZB 132/17). Denn dann erhöht sich die Gefahr, dass die Frist nicht notiert wird oder falsch ist und dies erst bemerkt wird, nachdem die Frist verstrichen ist. Um dieses Risiko auszuschließen, muss der Anwalt, falls er sich die Handakte nicht sofort nachreichen lässt oder er nicht selbst unverzüglich die notwendigen Einträge in Akte und Fristenkalender vornimmt, durch eine besondere Einzelanweisung veranlassen, dass entsprechend notiert wird. Zum einen hatte die Anwältin hier das Empfangsbekenntnis ohne Unterlagen erhalten und auch nicht weiter geprüft.

Zum anderen legte die Anwältin dem Gericht gegenüber nicht dar, wie ihr Personal mit Empfangsbekenntnissen umgeht und es kontrolliert, ob deren Anlagen vollständig sind. Hätte es hier nachweislich eine klare Anweisung gegeben, wie die Mitarbeiter in diesen Fällen agieren müssen, hätte es möglicherweise anders ausgesehen. Daher nützte auch die eidesstattliche Versicherung des Mitarbeiters nichts. Denn für das Gericht war nicht völlig ausgeschlossen, dass dieser die beigefügten Schriftstücke überhaupt nicht geprüft und deshalb übersehen hatte, dass sowohl ein Beschluss als auch ein Urteil zugestellt wurden.

 

4. Und täglich grüßt die Arbeitsanweisung…

Die vorstehende Entscheidung zeigt einmal mehr, wie wichtig schriftliche Arbeitsanweisungen in der Kanzlei sind. Die Vorteile liegen auf der Hand: präzise Formulierungen, nachweislich von allen Mitarbeitern zur Kenntnis genommen sowie ein mögliches Beweismittel, mit dem der Anwalt vor Gericht glaubhaft machen kann, dass sein Personal geschult ist, wie es bei verschiedenen Arbeitsabläufen zu handeln hat. Und dazu gehört auch der Umgang mit „Bekenntnissen“:

➡ welche Unterlagen werden im Empfangsbekenntnis genannt?

➡ sind diese Unterlagen vollständig beigefügt?
➡ bei Versand: korrekt datiert und unterzeichnet?

 

Hinweis
Ebenso wichtig ist die Aktualisierung von Arbeitsanweisungen, insbesondere dann, wenn höchstrichterlich festgestellt wird, welche (ggf. neuen) Belehrungspflichten der Anwalt gegenüber seinem Personal hat, wie zuletzt beispielsweise die Kontrolle automatisierter Eingangsbestätigungen beim beA-Versand (BAG, Beschl. v. 07.08.2019, Az. 5 AZB 16/19). Hiermit beschäftigt sich ein Folgebeitrag, den Sie demnächst hier im Blog lesen.

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

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