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Für eine gelungene Urlaubsplanung: 10 Tipps & Tricks

Für eine gelungene Urlaubsplanung: 10 Tipps & Tricks
©Matthias Stolt, stock.adobe.com

Ob Sommerurlaub, Brückentage oder ein verlängerter Wochenend-Trip: Bei der Verteilung der Urlaubstage geht es in manchen Büros heiß her. Da kann es zu ausgewachsenen Diskussionen und Streitigkeiten kommen, weil sich einige Kollegen nicht einigen können, wer wann seine freien Tage nehmen darf. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, die dabei helfen, dass die Situation nicht eskaliert.

  1. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Glück, dass es mit dem Urlaub schon irgendwie in der Zeit klappen wird, die Ihnen am liebsten wäre. Einigen Sie sich lieber rechtzeitig Anfang des Jahres mit Ihren Kollegen und Kolleginnen, damit sich am Jahresende keiner benachteiligt fühlt.
  2. Legen Sie eine gemeinsame Urlaubsliste an. Gut eignet sich dafür z.B. eine Excel-Tabelle. Sie können diese selbst erstellen oder sich im Internet vorgefertigte Exemplare kostenlos downloaden. Händigen Sie diese Liste jedem Mitarbeiter aus oder schicken Sie sie per E-Mail herum. So lassen sich Überschneidungen auf einen Blick erkennen. Tipp: Tragen Sie vorab alle Termine ein, an denen aus betrieblichen Gründen niemand Urlaub nehmen darf.
  3. Wenn es zu Überschneidungen kommt (und das wird es!), sollten Sie kompromissbereit sein – und das auch von Ihren Kollegen und Kolleginnen erwarten dürfen. Denn wenn alle Beteiligten stur auf ihren Wünschen beharren und nicht davon abweichen, wird es keine gemeinsame Lösung geben.
  4. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie sich kooperativ. Versuchen Sie zu vermitteln, falls sich einige Kollegen allzu kompromisslos zeigen.
  5. Bleiben Sie sachlich. Oft hilft es, sich vor Augen zu führen, dass die Kollegen und Kolleginnen nicht versuchen, Ihnen den Urlaub zu versauen. Genau wie Sie haben auch die Büronachbarn bestimmte Prioritäten, wenn es um ihre freien Tage geht. Tipp: Versuchen Sie, sich ein Stück weit in die Lage der anderen hineinzuversetzen.
  6. Das A und O einer Urlaubsplanung sind Gespräche und eine offene und ehrliche Kommunikation. Erklären Sie, warum Sie genau zu diesem Termin Urlaub haben möchten und hören Sie sich an, was Ihre Gesprächspartner zu sagen haben. Kennt man die Gründe der anderen, fällt es leichter, einen Kompromiss einzugehen und z.B. seinen Sommerurlaub um zwei Wochen zu verschieben.
  7. Wer einen Kompromiss eingeht, sollte dafür im folgenden Jahr bevorzugt behandelt werden. Damit die Kompromissbereitschaft nicht vergessen wird, können Sie sie z.B. in der Urlaubsliste dokumentieren. Ob es sich dabei um das Verschieben des Jahresurlaubs handelt oder „nur“ um den Verzicht auf einen Urlaubstag an einem Brückentag, spielt dabei keine Rolle.
  8. Manchmal scheint die Situation aussichtslos und keine Lösung in Sicht. Gehen Sie das Problem wie ein Brainstorming an und sammeln Sie mit allen Beteiligten Ideen. Tipp: Achten Sie darauf, nicht nur Vorschläge zu machen, die Ihren Urlaubswünschen zugutekommen. Über die verschiedenen Ideen findet sich meistens eine endgültige Lösung, mit der sich alle arrangieren können.
  9. Beziehen Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung soziale Aspekte ein: Zum Beispiel können Eltern von schulpflichtigen Kindern ihren Sommerurlaub nur während der Schulferien nehmen. Trotzdem darf das jedoch nicht dazu führen, dass kinderlose Arbeitnehmer nie in den Ferien freinehmen dürfen.
  10. Falls die Urlaubsplanung trotz aller Bemühungen nicht zu Stande kommt, sollten Sie jemanden zu Rate ziehen, der bei der Vermittlung unterstützt. Das kann z.B. jemand aus einer Zweigstelle sein oder auch der Kanzleiinhaber.

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

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