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Fristenkontrolle – es läuft nicht ohne Papier!

Fristenkontrolle – es läuft nicht ohne Papier!
©contrastwerkstatt, stock.adobe.com

Sollte es noch nicht bei Ihnen angekommen sein:

Der Beschluss des Bundesgerichtshof vom 28.02.2019, III ZB 96/18 (www.bundesgerichtshof.de) ist in vieler Munde und scheint etwas Aufruhr zu verbreiten:

Denn hiernach ist bei der Fristeingabe in den elektronischen Fristenkalender eine Kontrolle durch einen Ausdruck der eingegebenen Einzelvorgänge oder eines Fehlerprotokolls zu fertigen; ein Unterlassen einer solchen Kontrolle begründet ein anwaltliches Organisationsverschulden und verwehrt dem Anwalt die Wiedereinsetzung in vorherigen Stand.

Das ist aber nicht neu! Der Bundesgerichtshof bestätigt damit lediglich seine bisherige Rechtsprechung (z.B. Beschluss vom 12.04.2018 – V ZB 138/17 oder Beschluss vom 17.04.2012 – VI B 55/11 – beide selbst im Tenor erwähnt).

Aufregung lohnt sich also nicht!

Dennoch: Ist das die große Bremse im Zeitalter der Digitalisierung?

Nein, denn manche Dinge sind auf Papier gesehen einfach sicherer!

Kaum etwas ist im Alltag der Anwaltskanzlei so wichtig wie die Einhaltung von Fristen. Damit ist die fehlerlose Fristenkontrolle auch das A und O guter Kanzleiorganisation und es ist unerlässlich, die Strukturen in der Kanzlei so zu ordnen, dass alle Fristen richtig berechnet, richtig notiert bzw. erfasst und dann auch eingehalten werden können.

Die Versäumung einer Frist ist der größte „Unfall“ in einer Anwaltskanzlei:

Fristversäumnisse können nicht nur dazu führen, einen Prozess zu verlieren, sondern sind durchaus dazu geeignet, dem Mandanten das Vertrauen in die Kanzlei zu entziehen – abgesehen von der Haftungs- und Regressgefahr des Anwaltes. Der gute Ruf erfährt zudem gerade beim Bekanntwerden von Fristversäumnissen erhebliche „Kratzer“, denn der Mandant nimmt diese – zu Recht – als mangelhafte Organisation wahr. Eine bereits fehlerhaft im System erfasste Frist bringt einen entsprechenden Stein ins Rollen!

Führen Sie den Fristenkalender über die EDV, gelten hohe Anforderungen an das Programm, die es zu überprüfen gilt.

Denn die elektronische Kalenderführung eines Prozessbevollmächtigten darf nach höchstrichterlicher Rechtsprechung grundsätzlich keine geringere Überprüfungssicherheit bieten als die eines herkömmlichen Fristenkalenders (vgl. BGH, Beschluss vom 17.04.2012, VI ZB 55/11, www.bundesgerichtshof.de). Dazu gehört insbesondere, dass die Eingaben in den EDV-Kalender durch Ausgabe der eingegebenen Einzelvorgänge über den Drucker oder durch Ausgabe eines Fehlerprotokolls durch das Programm kontrolliert werden. Die Fertigung eines Kontrollausdrucks ist erforderlich, um nicht nur Datenverarbeitungsfehler des EDV-Programms, sondern auch Eingabefehler oder -versäumnisse mit geringem Aufwand rechtzeitig zu erkennen und zu beseitigen:

Digitalisierung ist gut – alles wird schneller, übersichtlicher, Akten verschwinden, Stauraum wird nicht mehr benötigt – aber jeder, der am PC arbeitet, weiß, dass das Fehlerrisiko bei der elektronischen Eingabe von Daten – insbesondere von Datumsangaben – erheblich höher ist, als bei der handschriftlichen Übertragung: Wie schnell hat man sich – gerade, wenn man mehrere Zahlen bzw. Fristen einzutragen hat – vertippt oder einen Zahlendreher produziert, der einem am Bildschirm nicht gleich ins Auge springt. Wie häufig kommt es vor, dass gerade die Fachkraft – die in der Regel Anlaufstelle für „Alles“ ist – bei der EDV-gestützten Fristennotierung gestört wird, sei es telefonisch, sei es persönlich? Es ist All-Tag! Oder All-Stunde? Gar All-Minute?! „Gestört“ bzw. unterbrochen zu werden, um schnell und bevorzugt eine andere Angelegenheit zu erledigen, charakterisiert doch unseren Beruf!

Bewusster „Medienbruch“ zur Vermeidung menschlicher Fehler

Trotz fortschreitender Digitalisierung muss hier durch einen vom Bundesgerichtshof so genannten „Medienbruch“ (=weitere Kontrolle durch Papierausdruck) gewährleistet werden, diese menschlichen Fehler (mit einer höheren Anfälligkeit) korrigieren zu können. Reine Bildschirmkontrolle kann da nicht mithalten.

Selbst wenn Sie alle organisatorischen Maßnahmen für ein gutes Fristenmanagement ergriffen haben (vgl. insoweit auch anwaltbüro Infobrief für Kanzleimitarbeiter, 2. Jahrgang März 2017 „Erfolgreiches Fristenmanagement“), so werden Sie doch mit einem Wiedereinsetzungsantrag scheitern, wenn Sie bereits bestehende, neuerlich vom BGH bestätigte Papierkontrolle (Ausdruck der eingegebenen Fristen) unterlassen.

Also: Falls nicht schon so gehandhabt – zurück zum Papier! Sicherheit geht vor!

 

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