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Englisch für den Kanzleialltag: Welcoming Clients in the Office

Englisch für den Kanzleialltag: Welcoming Clients in the Office

In der Kanzlei treffen Besucher ein, die kein Deutsch sprechen. Also unterhält man sich auf Englisch. Aber wie begrüßt man sie richtig? Wie erfragt man ihr Anliegen? Möglicherweise haben die Besucher einen Termin oder sie erscheinen unangemeldet. Wie bittet man Besucher formvollendet in die Kanzleiräume, beantwortet typische Fragen, und wie dirigiert man sie zum Wartebereich? Mit diesen und anderen Fragen befassen wir uns in dieser Einheit. In den Übungen im zweiten Teil können Sie das Erlernte anwenden.

I.

Grundlagen

Die englischen Entsprechungen für „Guten Morgen“ (Good morning), „Guten Tag“ (Good afternoon) und „Guten Abend“ (Good evening) eignen sich als Erstbegrüßung besser als “Hello“ oder das sehr informelle “Hi“, das in der Geschäftswelt allenfalls unter Amerikanern üblich ist. Mit “Good morning“ und “Good afternoon“ sind Sie, je nach Tageszeit, immer auf der sicheren Seite.

Lesen Sie sich nachfolgend einige Begrüßungen und Fragen durch. Decken Sie zunächst die rechte Spalte ab, lesen Sie sich den englischen Text durch und versuchen Sie, dabei so viel wie möglich zu verstehen. Anschließend lesen Sie sich die englische und deutsche Fassung nochmal parallel durch.

1.

Ein unangemeldeter Besucher

Englisch Deutsch
Receptionist: Good morning. How may I help you? Empfangsmitarbeiterin: Guten Morgen. Wie kann ich Ihnen helfen? (wörtlich: Wie darf ich Ihnen helfen?)
Visitor: Good morning. I need (some) legal advice. Besucher: Guten Morgen. Ich brauche eine Rechtsberatung.
R: May I ask you to cover your nose and mouth please? E: Darf ich Sie bitten, eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen?
V: Of course, I forgot! I am so sorry! B: Oh, natürlich! Ich vergaß! Entschuldigung!
R: It’s OK. Do you have an appointment with one of our lawyers? E: Schon gut. Haben Sie einen Termin mit einem unserer Anwälte?
V: No, unfortunately not. Are all of your lawyers busy right now? B: Nein, leider nicht. Sind all Ihre Anwälte gerade beschäftigt?
R: In which matter do you require legal advice? E: In welcher Angelegenheit benötigen Sie eine Rechtsberatung?
V: In a divorce matter. B: In einer Scheidungssache.
R: Why don’t you take a seat and I will check if our family lawyer is free right now. E: Warum nehmen Sie nicht einfach Platz und ich finde heraus, ob unsere Familienanwältin jetzt gerade Zeit hat.
V: Okay, thank you. B: Okay, vielen Dank.

2.

Ein weiterer unangemeldeter Besucher

Englisch Deutsch
Visitor: Good morning. I am not sure if I am in the right place here but I urgently need some legal advice. Besucher: Guten Morgen. Ich weiß nicht, ob ich hier richtig bin, aber ich brauche dringend eine Rechtsberatung.
R: I suppose/I assume that you don’t have an appointment? E: Ich vermute/nehme an, Sie haben keinen Termin?
V: No, I don’t, but it’s urgent. I have just lost my job and I don’t know what to do. There must be something that I can do! B: Nein, aber es ist dringend. Ich habe gerade meinen Arbeitsplatz verloren und ich weiß nicht, was ich machen soll. Es muss doch etwas geben, das ich tun kann!
R: Just a moment, please. I will check if our employment lawyer is free to see you … . I am afraid she is out of the office at the moment. She is in court this morning. Would you like to make an appointment for this afternoon? E: Einen Moment bitte. Ich schaue nach, ob unsere Anwältin für Arbeitsrecht gerade Zeit für Sie hat (wörtlich: frei ist, um Sie zu sehen). Ich fürchte/Es tut mir leid, aber sie ist gerade außer Haus. Sie ist heute Vormittag bei Gericht. Möchten Sie einen Termin für heute Nachmittag ausmachen?
V: Yes, please. B: Ja, bitte.
R: Would 4.30 suit you? E: Würde 16.30 Uhr für Sie passen?
V: That would be perfect, thank you. B: Ja, perfekt, vielen Dank.
R: Great. See you this afternoon. E: Gut, bis heute Nachmittag.

3.

Ein auswärtiger Besucher

Englisch Deutsch
Receptionist: Good morning, Mr. Bond. Good to see you again! How are you? Empfangsmitarbeiterin: Guten Morgen, Mr. Bond. Schön, Sie wiederzusehen! Wie geht es Ihnen?
Visitor: Good morning. Very well, thank you. How are you? Besucher: Guten Morgen. Sehr gut, vielen Dank. Wie geht es Ihnen?
R: Fine, thank you! Please (do) come in. How was your journey/your flight?/Did you have a pleasant journey? E: Gut, danke. Bitte kommen Sie (doch) herein. Wie war Ihre Reise/Ihr Flug?/Hatten Sie eine angenehme Reise?
V: Actually, it was a bit of a bumpy ride but I have arrived safely, so all is well! B: Eigentlich war es eine etwas holprige/böige Angelegenheit/Fahrt/Flug, aber ich bin ja wohlbehalten angekommen, also ist alles gut!
R: I’ll let Ms. X know that you have arrived. E: Ich sage Frau X. Bescheid, dass Sie da sind.
V: Yes, please. B: Ja, bitte.
R: Ms. X won’t be long. In the meantime, please take a seat in the waiting area. E: Frau X. kommt gleich. Nehmen Sie in der Zwischenzeit bitte im Wartebereich Platz.
V: I will, thank you. B: Das mache ich, danke.

4.

Ein auswärtiger Besucher mit Verspätung

Englisch Deutsch
Visitor: Good afternoon. My name is Malcolm Bradley and I have an appointment with Ms. Schmidt. Unfortunately, my flight was delayed. I am terribly sorry for being late! I hope she is still in the office? Besucher: Guten Tag. Mein Name ist Malcolm Bradley und ich habe einen Termin bei Frau Schmidt. Leider hatte mein Flug Verspätung. Es tut mir sehr (wörtlich: schrecklich) leid, dass ich spät dran bin! Ich hoffe, sie ist noch im Büro?
R: No worries. She is still here. She has already asked about you. Would you mind taking a seat while I let her know that you are here? E: Keine Sorge. Sie ist noch da. Sie hat schon nach Ihnen gefragt. Würden Sie/Würde es Ihnen etwas ausmachen, Platz zu nehmen, während ich ihr Bescheid gebe, dass Sie hier sind?
V: Thank you, most kind of you! I wanted to call your office to let you know about the delay but when I tried to switch on my mobile unfortunately the battery was flat. B: Vielen Dank, sehr freundlich von Ihnen! Ich wollte Ihr Büro anrufen, um Sie über die Verspätung zu informieren, aber als ich versuchte, das Handy einzuschalten, war der Akku leider leer.
R: Don’t worry. I will check if Ms. X is available. E: Machen Sie sich keine Sorgen./Kein Problem. Ich sehe nach, ob Ms. X frei ist (wörtlich: zur Verfügung steht).
R: I am afraid Ms. X is still in another meeting right now. She will be with you shortly/as soon as possible. E: Es tut mir leid, aber Frau X. ist gerade noch in einer anderen Besprechung. Sie ist in Kürze/so bald wie möglich für Sie da.
R (A little later): If you walk along the corridor, her office is the second door on the left. E (Ein wenig später): Wenn Sie den Korridor entlanggehen, ihr Büro ist die zweite Tür auf der linken Seite.

II.

Übungen

1.

Übersetzen Sie die folgenden Ausdrücke ins Deutsche:

Englisch Deutsch
appointment
busy
Why don’t you take a seat …
Good/nice to see you again!
to require
to need
She’s in a meeting right now.
The battery was flat.
unfortunately
My flight was delayed.
shortly
as soon as possible
to let you know about
available
urgent
to check
to switch on

2.

Übersetzen Sie die folgenden Ausdrücke ins Englische:

Deutsch Englisch
Wie kann ich Ihnen helfen?
Ich fürchte, er ist gerade beschäftigt.
Sie ist gerade nicht im Büro.
Nehmen Sie bitte Platz.
Familienanwalt, Anwalt für Familienrecht
Anwalt für Arbeitsrecht
Termin
im Wartebereich
Wie war Ihr Flug?
Bis heute Nachmittag!
Sie hat schon nach Ihnen gefragt.
Würden Sie … /Würde es Ihnen etwas ausmachen …
keine Sorge
es tut mir sehr leid, dass
eine angenehme Reise

III.

Lösungen

1.

Übersetzen Sie die folgenden Ausdrücke ins Deutsche:

Englisch Deutsch
appointment Termin
busy beschäftigt
Why don’t you take a seat … Warum nehmen Sie nicht einfach Platz …
Good/nice to see you again! Schön, Sie wiederzusehen!
to require benötigen
to need brauchen
She’s in a meeting right now. Sie ist gerade in einer Besprechung.
The battery was flat. Der Akku war leer.
unfortunately unglücklicherweise, leider
My flight was delayed. Mein Flug hatte Verspätung.
shortly in Kürze, bald
as soon as possible so bald wie möglich
to let you know about Sie über … zu informieren
available frei, zur Verfügung stehen
urgent dringend
to check nachschauen
to switch on einschalten

2.

Übersetzen Sie die folgenden Ausdrücke ins Englische:

Deutsch Englisch
Wie kann ich Ihnen helfen? How may I help you?
Ich fürchte, er ist gerade beschäftigt. I am afraid, he is busy right now.
Sie ist gerade nicht im Büro. She is out of the office right now/at the moment.
Nehmen Sie bitte Platz. Please take a seat.
Familienanwalt, Anwalt für Familienrecht family lawyer
Anwalt für Arbeitsrecht employment lawyer
Termin appointment
im Wartebereich in the waiting area
Wie war Ihr Flug? How was your flight?
Bis heute Nachmittag! See you this afternoon!
Sie hat schon nach Ihnen gefragt. She has already asked about you.
würden Sie … /würde es Ihnen etwas ausmachen … would you mind (+ -ing Form)
keine Sorge no worries/don’t worry
es tut mir sehr leid, dass I am terribly sorry for
eine angenehme Reise a pleasant journey

IV.

Vocabulary

actually – eigentlich, tatsächlich

to arrive – ankommen

to assume – annehmen, vermuten

available – hier: frei, zur Verfügung

bumpy – holprig, böig

to call – anrufen

certainly – sicher

to check – nachschauen

court – Gericht

delay – Verspätung

delayed – verspätet

divorce – Scheidung

employment lawyer – Anwalt/Anwältin für Arbeitsrecht

flat – hier: leer (Akku)

kind – freundlich, nett

late – spät

legal advice – Rechtsberatung

matter – Sache, Angelegenheit

nice – schön, nett

in the meantime – in der Zwischenzeit

to need – brauchen

pleasant – angenehm

to require – benötigen

safely – wohlbehalten, sicher

seat – wörtlich: Sitz, hier: Platz

shortly – in Kürze, bald

as soon as possible – baldmöglichst

to suppose – vermuten, annehmen

to switch on – einschalten

unfortunately – unglücklicherweise, leider

urgent – dringend

worry (no worries, don’t worry) – Sorge (keine Sorge, machen Sie sich keine Sorgen)

 

  Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter  
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