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Englisch für den Kanzleialltag: Politeness Strategies in Spoken English

Englisch für den Kanzleialltag: Politeness Strategies in Spoken English

Vielleicht ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass sich englische Muttersprachler im beruflichen Umfeld meist sehr höflich ausdrücken. An einigen Stellen der Gesprächsausschnitte in den letzten beiden Ausgaben ist das auch der Fall. Die eher direkte Art der Deutschen wird im angelsächsischen Sprachraum dagegen als unfreundlich, manchmal sogar als unverschämt oder als Ausdruck von schlechter Laune oder Wut, empfunden. Drücken Sie sich im Englischen deshalb möglichst höflich aus. Damit kommen Sie viel eher zum Ziel als mit Direktheit. Für höfliche oder noch höflichere Formulierungen gibt es verschiedene Mittel, von denen einige hier vorgestellt werden.

I.     Höflichkeitsstrategien im gesprochenen Englisch

  • Verwenden Sie „please“ viel häufiger als Sie im Deutschen „bitte“ sagen würden.
  • Achtung: Auf eine Danksagung antworten Sie nicht mit „please“ (das wäre an dieser Stelle falsch), sondern mit „You’re (very/most) welcome“. Oder bedanken Sich Ihrerseits beim Gesprächspartner: „Thank you too!“.
  • Bedanken Sie sich nicht nur mit dem umgangssprachlichen „thanks“, „thank you“ oder „thank you so much“, sondern auch mal ausführlicher mit „I really appreciate it“. Dankbarkeit können Sie auch auf diese Weise ausdrücken: „I am very/so grateful (to you)“ „Much obliged“ „I am very much obliged to you“ (die letzte Formulierung ist schon recht förmlich und wird häufig bei offiziellen Anlässen verwendet).
  • Statt sich einfach mit „I’m sorry“ zu entschuldigen, verwenden Sie doch mal „I am so sorry“, „I am terribly sorry“ oder „I am awfully sorry“ (Letzteres klingt allerdings schon etwas übertrieben). ABER: „I’m horribly sorry“ wird nicht verwendet!
  • I am afraid…“ (wörtlich: Ich fürchte …) z.B. als Übersetzung für „leider“ (statt „unfortunately“).
  • Verwenden Sie statt „can“ lieber „may“.
  • Wenn Sie eine Frage stellen, in der Sie eigentlich jemanden um etwas bitten, verwenden Sie: „Would you mind (+ Verb in -ing-Form, wenn es die angesprochene Person tun soll)“ – wörtlich: „Würde es Ihnen etwas ausmachen …). Beispiel: „Would you mind opening the window?“, aber „Would you mind if I opened the window?“.
  • Statt „want“ lieber „would like to“.
  • Beantworten Sie jede höfliche Aussage mit einer höflichen Antwort, z.B. „It was (really) nice talking to you“ – Antwort: „It’s been a pleasure“/„My pleasure“/„My pleasure entirely“.
  • Statt ein Anliegen direkt auszusprechen, ist es höflicher „um den heißen Brei herumzureden“. Das klingt für uns vielleicht etwas umständlich, für die geschäftlichen Gepflogenheiten im angelsächsischen Sprachraum ist das jedoch normal und höflich. Es gelingt mit Formulierungen wie „Do you think you could perhaps…“ „Would you mind (+ Verb in ing-Form)…“ (Würde es Ihnen etwas ausmachen …).
  • Durch die Verwendung von Past Tense drückt man mehr Distanz aus, und das erweckt den Eindruck von normal empfundener Höflichkeit. Verwenden Sie in Fragen statt „can/shall“ die Vergangenheitsform, also „could/should“. Statt „Can you open the window, please?“ ist es höflicher zu fragen „Could you open the window, please?“.
  • Noch höflicher ist es, der Frage eine Einleitung im Past Tense voranzustellen, z.B. „I was wondering if…“, also z.B. „I was wondering if we could have our lunch break a little earlier today“. In diesem Fall wird „wonder“ nicht mit „sich wundern“ ins Deutsche, sondern die Einleitung wird gar nicht übersetzt.
  • Antworten Sie mit angemessener Höflichkeit. Je nach Kontext der vorangegangenen Aussage oder Frage mit „of course (not)“, „it‘s my pleasure entirely“ oder, wenn Sie jemandem vorgestellt werden, mit „nice to meet you“ oder „nice to meet you too“.
  • Verabschieden Sie sich mit angemessener Höflichkeit, z.B. „It was (so/really) nice talking to you. Hope to see you again soon“.
  • Ein einleitender Satz im Präsenz ist höflich, wenn er quasi eine Entschuldigung darstellt, z.B. „I’m (so/really/terribly/awfully) sorry to bother you but would you mind closing the window?“ – wörtlich: „Es tut mir (schrecklich) leid, Sie zu belästigen, aber würde es Ihnen etwas ausmachen, das Fenster zu schließen?“.
  • Durch Hinzufügen von mehr Informationen – z.B. statt: „This letter needs to be posted today“ – „It’s very important that this letter is posted today because we have to send it out within the deadline which happens to be today“.
  • Es ist auch möglich, einen Befehl (z.B. „Please type this letter by EOB today.“) in eine Frage („Would it be possible to/Do you think it’s possible to type this letter by EOB today?“) oder eine indirekte Aufforderung umzuformulieren („I would/should be much obliged/very grateful if you could type/typed this letter by EOB today“).

II.    Aufgaben

1.     Formulieren Sie die folgenden Sätze so um, dass sie höflicher (more polite) klingen.

Direct

More polite

He is not in the office, at the moment.  
Can you call back tomorrow?  
Can you put me through?  
Can I speak to Mrs. Smith?  
Do you want to leave a message?  
I need an appointment now.  
Thanks.  
I want an answer to my question by EOB today.  
Close the window.  
Wait until I finish this phone call.  
I need you to take care of this by 3 p.m. today.  

2.     Übersetzen Sie die folgenden Sätze ins Englische, aber wählen Sie dafür sehr höfliche Formulierungen.

Deutsch

Englisch

Der Brief muss heute noch raus.  
Mein Chef ist heute Nachmittag nicht im Büro.  
Schön, dass wir uns kennengelernt haben. Bis bald.  
Wollen Sie eine Nachricht für meine Kollegin hinterlassen?  
Können wir den Termin vorziehen? (bring forward)  
Danke, dass Sie das Dokument so sorgfältig geprüft haben und Ihnen der Fehler aufgefallen ist!  
Können wir die Diskussion über diesen Punkt verschieben? Die Zeit wird knapp.  
Es tut mir leid, dass ich zu spät komme, aber mein Zug fiel aus.  
– Vielen Dank für die schnelle Bestätigung des Termins.

– Bitteschön/Gerne.

 
Folgen Sie mir bitte.  
Können Sie mich morgen früh nochmal anrufen? Ich muss jetzt leider zu einer Besprechung.  
Ich habe Ihren Namen leider nicht richtig verstanden. Können Sie ihn bitte buchstabieren?  
Ist Mediation in diesem Fall auch eine Möglichkeit für uns zum Ziel zu kommen?  
Können Sie mir sagen, wie ich zum Hauptbahnhof komme?  

III.   Lösungen

1.     Formulieren Sie die folgenden Sätze so um, dass sie höflicher (more polite) klingen.

Direct

More polite

He is not in the office, at the moment. I am afraid he is out of the office right now.
Can you call back tomorrow? Would you mind calling back tomorrow?/Do you think it would be possible for you to call back tomorrow? If you don’t mind it would be best to call back tomorrow.
Can you put me through? Could you put me through, please?/Do you think you could put me through, please?/I am sorry to bother you but could you put me through, please?
Can I speak to Mrs. Smith? May I speak to Mrs. Smith, please?
Do you want to leave a message? Would you like to leave a message?
I need an appointment now. I am really sorry to bother you but it is really urgend and I would need an appointment at the earliest opportunity./Do you think it would be possible to fit me in somehow? (evtl. mit Begründung: I know she is extremely busy but I only need two minutes and we can solve the problem instantly.)
Thanks. Thank you. Much appreciated./I really appreciate it./I am very grateful to you! / Much obliged!/I am very much obliged to you!
I want an answer to my question by EOB today. I would like/I would really appreciate an answer to my question, if you don’t mind by EOB today/if at all possible by EOB today.
Close the window. Could you close the window, please?/Would you mind closing the window, please? (evtl. mit Begründung: I have a cold and I don’t want it to get worse.)/I am terribly sorry to bother you but…
Wait until I finish this phone call. Would you mind waiting in the visitors’ area until I finish this phone call? It won’t take long and I would really appreciate it.
I need you to take care of this by 3 p.m. today. I would be very grateful/much obliged if you could take care/if you took care of this by 3 p.m. today.

2.     Übersetzen Sie die folgenden Sätze ins Englische, aber wählen Sie dafür sehr höfliche Formulierungen.

Deutsch Englisch
Der Brief muss heute noch raus. This letter needs to go out today because we have to meet the deadline which happens to be today.
Mein Chef ist heute Nachmittag nicht im Büro. I’m afraid, my boss is out of the office this afternoon.
Schön, dass wir uns kennengelernt haben. Bis bald. It was so/very nice to meet/meeting you. I hope to see you again soon.
Wollen Sie eine Nachricht für meine Kollegin hinterlassen? Would you like to leave a message for my colleague?
Können wir den Termin vorziehen? (bring forward) I was wondering if we could bring the appointment forward. (It would be really important.)
Danke, dass Sie das Dokument so sorgfältig geprüft haben und Ihnen der Fehler aufgefallen ist! Thank you for reviewing the document so carefully and for finding the mistake. (zusätzlich: Much appreciated./I really appreciate it./I am very grateful to you!/Much obliged!/I am very much obliged to you!)
Können wir die Diskussion über diesen Punkt verschieben? Die Zeit wird knapp. Do you think we/I was wondering if we could postpone the discussion on/of this point? I’m afraid we are running out of time.
Es tut mir leid, dass ich zu spät komme, aber mein Zug fiel aus. I am awfully/terribly sorry for being late but my train was cancelled.
– Vielen Dank für die schnelle Bestätigung des Termins.

– Bitteschön/Gerne.

– Thank you so much for confirming the appointment so quickly.

– You are most welcome.

Folgen Sie mir bitte. Would you like to follow me please./If you would like to follow me please.
Können Sie mich morgen früh nochmal anrufen? Ich muss jetzt leider zu einer Besprechung. I am terribly sorry but do you think you could call me again tomorrow morning?  I’m afraid I have to go to/attend a meeting now.
Ich habe Ihren Namen leider nicht richtig verstanden. Können Sie ihn bitte buchstabieren? I’m afraid I didn’t quite catch your name. Could you spell it please?
Ist Mediation in diesem Fall auch eine Möglichkeit für uns zum Ziel zu kommen? I was wondering if alternative dispute resolution would be a possibility for us to achieve our goal in this case.
Können Sie mir sagen, wie ich zum Hauptbahnhof komme? I am terribly sorry to bother you but do you think you could tell me the way to the main train station?

IV.  Vocabulary

alternative dispute resolutionMediation

appointmentTermin

appreciate sth.etw. schätzen, für etw. dankbar sein

attend teilnehmen

bother s.o.jmdn. belästigen

bring forwardvorziehen

busy beschäftigt

call backzurückrufen

cancel hier: ausfallen

carefully sorgfältig

catchhier: akustisch verstehen

deadlineFrist

EOB (end of business)Büroschluss

fit s.o. injmdn. unterbringen (terminlich)

gratefuldankbar

instantly sofort

lunch breakMittagspause

meet a deadlineeine Frist einhalten

much obligedsehr dankbar, sehr verbunden

postpone verschieben

put s.o. throughjmdn. durchstellen

review(über)prüfen

somehow irgendwie

spell buchstabieren

take care of sth.etw. erledigen, s. um etw. kümmern

would you mind… + ing-Form würde es Ihnen etwas ausmachen, … (etw. zu tun)

 

 

  Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter  
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