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Elektronisches Urkundenarchiv, Online-Gründung, XNP – was kommt da noch alles? ReNos als IT-Dompteur*innen?

Elektronisches Urkundenarchiv, Online-Gründung, XNP – was kommt da noch alles? ReNos als IT-Dompteur*innen?
© Mark Williams / Unsplash

Kaum hat man die ersten Einblicke in die Vorbereitungen des elektronischen Urkundenarchivs, schon scheinen sich die „Buzzwords“ zu überschlagen: Company Law Package, Online-Gründung für Kapitalgesellschaften, von XNotar zu XNP, etc. pp.

Fragen über Fragen

Ist das eine sinnvolle Dauerbeschäftigung? IT-Dompteur*in? Immer wieder neue Änderungen der technischen Hilfsmittel in die tägliche Praxis umsetzen? Immer wieder genau dann, wenn es gerade endlich läuft? Wer soll das eigentlich alles neben der „echten“ täglichen Arbeit für die Kundschaft machen?

Aus der Perspektive der „Kundschaft“…

Wir helfen Ihnen dabei, sich die zahlreichen technischen Finessen zu erschließen und erfolgreich zu nutzen. Sehen Sie es doch auch mal so: Für Ihre „Kundschaft“ ist die elektronisch unterstütze Arbeitsweise fast schon selbstverständliche Routine. Da ist es nicht ganz unberechtigt, zügige, sichere und effiziente elektronisch unterstützte Abläufe auch im Bereich der Justiz und gerade bei den Notarinnen und Notaren zu erwarten.

Welche Neuerungen werden also auf Sie zukommen?

Beurkundungen per Videokonferenz?

Neben dem elektronischen Urkundenarchiv entsteht gerade eine weitere, grundlegende Neuerung: Beurkundungen, an denen Beteiligte per Videokonferenz teilnehmen können. Vor Jahrzehnten war so etwas – auch außerhalb der Justiz – nur für wenige Nutzer und mit aufwendiger Technik möglich. Mittlerweile kennen Sie das privat ganz gut. Aufwendig ist es auch nicht mehr. Ich sage nur: Skype, FaceTime, sogar WhatsApp.

Mit all ihren Möglichkeiten – aber auch Unsicherheiten – sind dies ganz klar Lösungen für Privatanwender. An die höheren Anforderungen für einen Beurkundungstermin reichen die nicht heran. Denken Sie nur an das wichtige „Feature“ Identifizierung der Beteiligten oder die abschließende sogenannte Fernsignatur für die abgegebene Erklärung. Nicht gerade Hauptaufgaben der verbreiteten technischen Lösungen.

Company Law Package – GmbHs online gründen

Im Kern zielt die einschlägige EU-Richtlinie („Company Law Package“) auf Erleichterungen für Unternehmensgründer, gerade auch für die Abgabe von offiziellen Erklärungen. Der Entwurf eines Gesetzes zur Umsetzung dieser Richtline in nationales Recht liegt schon vor. Die angestrebten Erleichterungen sind auf die Online-Gründung einer GmbH ausgerichtet. AG-Gründungen, GmbH-Sachgründungen und beurkundungsbedürftige Vorgänge nach der GmbH-Gründung (z. B. Anteilsübertragungen und Satzungsänderungen) werden nicht erfasst sein. Aber wer weiß schon, was noch so kommt?

XNotar wird XNP

Auch am technischen Hintergrund wird gearbeitet. XNotar erhält tiefgreifende Neuerungen. Das Softwarepaket ist bekanntlich über die notarnet GmbH erhältlich und z.B. für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Handelsregistern notwendig. Seitens notarnet GmbH und BNotK ist bereits ankündigt, dass XNP die neue Basisanwendung in der notariellen Praxis werden wird. Bestimmte Module zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben sollen allen Notarinnen und Notaren zur Verfügung gestellt werden – kostenfrei. Auch für die technische Anbindung an das elektronische Urkundenarchiv ist das angekündigt. Aktuell dient Ihnen XNP erst einmal „nur“ dazu, das besondere elektronische Notar-Postfach (beN) zu aktivieren.

Ab Mitte 2020 wird XNP für Sie wieder interessant werden, denn dann sollen voraussichtlich die kostenpflichtigen Module für Registeranmeldungen und Grundbuchanträge über XNP bereitgestellt werden. XNP wird Sie also auf Ihrem Weg zum elektronischen Urkundenarchiv begleiten.

Und was bedeutet das alles nun wieder für die Büro-Technik?

Ihre „digitale Außenanbindung“ wird noch wichtiger werden als sie es heute schon ist. Das liegt ganz einfach daran, dass gerade auch der Beurkundungstermin in eine Ära der elektronischen Unterstützung eintritt. Damit eine Video-Beurkundung nicht plötzlich unterbrochen wird, ist eine stabile und leistungsfähige Internetanbindung absolut notwendig. Falls da doch einmal technisch etwas schief laufen sollte, wäre Ihre Vorbereitung einer Überbrückungslösung für die Außenanbindung gefordert. Solche Rückfall-Lösungen gibt es automatisiert bereits seit Jahren z.B. in Form einer „Reserve-Leitung“. Vielleicht sind solche „Rückfall-Lösungen“ auch schon bei Ihnen vorhanden?

Wichtig: Jemand kümmert sich!

Wenn Sie jetzt denken: „Ja, stimmt, da hatten wir mit dem IT-Systembetreuer mal etwas geregelt…“, dann sind Sie schon auf einem guten Weg. Vielleicht konnten bzw. mussten Sie auch schon einmal darauf zurückgreifen? Oder Sie haben das längst als jährlichen Routine-Test etabliert, bei dem Sie die Kapazität und Umschaltgeschwindigkeit prüfen?

Vielleicht sind Sie aber auch einfach glücklich, dass nicht Sie, sondern eine Ihrer Kolleg*innen Sie immer frühzeitig über solche Änderungen informiert und die Hinweise im Team weitergibt. Dann sind ja schon mal die Zuständigkeiten in Ihrem Team geregelt – und vermutlich auch anerkannt. Hektische Maßnahmen fünf Minuten vor Zwölf sind bei Ihnen wohl eher die Seltenheit.

Dachten Sie eben eher „Ähm, was nochmal?“ Keine Sorge, Sie sind bestimmt nicht allein.

Das können Sie jetzt schon tun

  1. Finden Sie spätestens jetzt die/den Zuständige/n in Ihrem Team für die Einführung und regelmäßige Betreuung „technischer Themen“. Auch eine klare Aufteilung der Zuständigkeiten kann eine Lösung sein. Haben Sie noch nicht? Dann setzen Sie sich zusammen und bestimmen Sie jemanden. (Oder sehen Sie da vielleicht eine Chance für sich selbst?)
  2. Sorgen Sie in Abstimmung mit der Chefin/dem Chef für regelmäßige Zeitfenster, in denen störungsfrei Planungs- und Wartungsarbeiten für Ihre Büroinfrastruktur möglich sind und akute Anfragen abgefangen werden. Geht nicht, finden Sie? Ist doch aber bei der Routinekontrolle für Aufzüge („Vorübergehend außer Betrieb!“) und beim TÜV auch selbstverständlich, oder?
  3. Nutzen Sie die Informationen, die Sie schon haben. Wo, fragen Sie? In Generalakten, Verträgen mit IT-Dienstleistern, möglichst in Ihrem Kanzlei-Leitfaden oder in den vor noch gar nicht so langer Zeit angelegten Unterlagen zur DSGVO. Dort finden Sie Hinweise, was für „Ihre Technik“ eingekauft und eingerichtet wurde.

Was muss, muss

Eines ist ohnehin klar: Für die nächsten Jahre werden Sie um diese Themen nicht herumkommen. Wann die einzelnen Themen genauer planbar werden, ergibt sich schrittweise. Die Erweiterungen für XNotar/XNP stehen jedenfalls noch dieses Jahr an. Die Online-Verfahren zur Gründung sollten Sie im Auge behalten. Und sehr konkret ist ja schon der 1.1.2022: Start Elektronisches Urkundenarchiv.

Tipp: Legen Sie also jetzt Schritt für Schritt bereit, was Sie an Unterlagen über Ihre gegenwärtige IT-Infrastruktur haben. Dabei werden Sie schnell feststellen, wo noch Lücken sind.

Beispiele gefällig? Welche Laufwerke und Verzeichnisse nutzen Sie denn bisher bereits für die Ablage gescannter Unterlagen? Wie einheitlich benennen Sie die Dateien? Wie ausfallsicher ist Ihre Internetanbindung für die Zeit üblicher Bürostunden?

Hilfe holen ist erlaubt!

Auf dieser Grundlage können Sie dann wesentlich schneller feststellen, was in Ihrer IT-Infrastruktur von Neuerungen betroffen sein wird und bei wem Sie sich dazu frühzeitig Hilfe und Unterstützung sichern sollten. Alles allein machen müssen Sie nämlich nicht. Und: Ihre EDV-/IT-Infrastruktur beißt nicht! Aber Ihre ordnende Hand für den aktuellen und künftigen Umgang mit der Technik und ggf. externen Ansprechpartnern ist wichtig.

Für Neugierige zum Nachlesen

Die Einstiegsseite der notarnet GmbH  zu XNP hält Informationen zur Aktivierung des beN-Postfachs bereit.

Einen Überblick zu XNP mit weiterführenden Hinweisen zur Anwendung stellt die BNotK bereit.

Den Gesetzesentwurf zur teilweisen Umsetzung der EU-Richtlinie für die Bereitstellung eines Online-Verfahrens zur Gründung und Ersteintragung einer GmbH sowie für Beglaubigungen von Anmeldungen zum Handelsregister erforderlichen Erklärungen (ja, das alles soll damit geregelt werden) finden Sie direkt beim Bundesrat.

Schon Anfang 2019 hatte der Deutsche Notarverein sich mit der Digitalisierung im Notariat beschäftigt und seiner berufspolitischen Tagung die provokante Frage vorangestellt: „Video kills the notary?“ Sehr lesenswert!

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