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Effektiver arbeiten mit einer durchdachten Arbeitsplatzorganisation

Effektiver arbeiten mit einer durchdachten Arbeitsplatzorganisation
©anetlanda, stock.adobe.com

Hand aufs Herz – wie sieht es auf Ihrem Schreibtisch aus?

Türmen sich dort neben Kaffeetassen und Schokoladenpapier Aktenberge, nicht bearbeitete Postein- und ausgänge, aktuelle und nicht mehr so aktuelle To-do-Listen – frei nach dem Motto: Das Genie beherrscht das Chaos? Im Thema des Monats beschäftigen wir uns dieses Mal mit der Bedeutung der richtigen Arbeitsplatzgestaltung. Denn dabei geht es nicht nur um Ordnung und Übersichtlichkeit, sondern auch um Gesundheitsförderung und Gefahrenverhütung. Lesen Sie, was es dabei zu beachten gibt und wie Sie aktiv Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.

Von Viviane Schrader, Rechtsfachwirtin, zert. Personalmanagerin (DAM), Gesellschafterin der Tietje & Schrader oHG, Kanzlei-Consulting, Achim

Der eigene Arbeitsplatz besteht aus mehr als nur Schreibtisch, PC und Bürostuhl. Er ist oftmals Dreh- und Angelpunkt in der Kanzlei. Hier kommen zu erledigende Aufgaben der Vorgesetzten an, werden Fachfragen mit Kolleginnen und Kollegen besprochen oder Mandanten empfangen. Die wenigsten Arbeitsplätze in der Kanzlei werden ein Ort der Stille sein. Es geht oft lebendig und hektisch zu und seltener übersichtlich und strukturiert. Wie verschafft man sich einen Überblick und stellt sicher, dass keine Aufgabe vergessen wird? Wie kann jeder Arbeitsplatz bestmöglich innerhalb der Kanzleiorganisation eingebunden sein und wie bleibt man auch an langen Arbeitstagen gesund und fühlt sich am eigenen Schreibtisch wohl? Dieser Artikel bietet Lösungsvorschläge für die aufgeworfenen Fragen und soll aufzeigen, wie jeder Arbeitsplatz mit ein paar guten Ideen besser gestaltet werden kann.

I Gestaltung des Arbeitsplatzes

Ergonomie als Basis

Die Gestaltung eines ergonomischen Arbeitsplatzes ist mehr, als eine besondere Tastatur anzuschaffen oder einen beweglichen Bürostuhl zu benutzen. Ergonomische Grundsätze in die Arbeitsplatzgestaltung einfließen zu lassen bedeutet vielmehr, dass der Arbeitsplatz dem Menschen angepasst wird, und nicht umgekehrt. Die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter sollen so entlastend und gesundheitsschonend wie möglich sein und dadurch gleichzeitig die Leistungsfähigkeit erhalten bzw. erhöhen.

Gefährdung von Sicherheit und Gesundheit vermeiden

Dass der Arbeits- und Gesundheitsschutz nicht etwas ist, was ein Arbeitgeber nur als „Goodwill-Leistung“ freiwillig anbieten kann, stellt § 3a Abs. 1 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) klar. Danach müssen „Arbeitsstätten so eingerichtet und betrieben werden, dass Gefährdungen für die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten möglichst vermieden und verbleibende Gefährdungen möglichst gering gehalten werden.“

Darüber hinaus macht § 2 Abs. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) deutlich, dass jeder Arbeitgeber Maßnahmen des Arbeitsschutzes ergreifen muss, die der „Verhütung von Unfällen bei der Arbeit und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren“ dienen sowie „Maßnahmen der menschengerechten Gestaltung der Arbeit“ beinhalten. Dazu zählt selbstverständlich, dass Arbeitsplätze ausgeleuchtet sind, über funktionierendes Mobiliar verfügen und keine Verletzungsgefahr droht, z.B. durch lose hängende Kabel, defekte oder offene Steckdosen, nicht an der Wand befestigte Regale bzw. Schränke oder hervorstehende Schubladen von Rollcontainern.

Funktionales und intaktes Mobiliar

Schreibtische müssen entsprechend groß sein, so dass eine bequeme Sitzposition gewährleistet ist – sie dürfen also weder zu niedrig noch durch anderes Mobiliar verstellt sein. Des Weiteren muss ausreichend Platz für PC, Monitor, Tastatur und Telefon, aber auch für eine Schreibtischbeleuchtung sowie Akten bzw. Arbeitsmaterial vorhanden sein. Es muss gewährleistet sein, dass der Mitarbeiter neben seiner Tastatur Ablagefläche für wichtige Unterlagen zur Verfügung hat.

Ebenso darf der Bürostuhl die Arbeit nicht behindern bzw. die Gesundheit der Mitarbeiter schädigen. Alte Modelle mit durchgesessenem Polster, die weder höhenverstellbar noch individuell auf die Wirbelsäule der Mitarbeiter angepasst werden können, sollten schleunigst ausrangiert werden. Aber auch der beste ergonomische Bürostuhl sollte nicht den ganzen Arbeitstag über genutzt werden.

Regelmäßiger Wechsel der Arbeitsposition

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wird immer mehr Zeit sitzend vor einem Bildschirm verbracht, so dass darüber nachzudenken ist, ob nicht besser über die Neuanschaffung von höhenverstellbaren Schreibtischen nachgedacht werden sollte. So könnten Mitarbeiter mehrmals am Tag von der sitzenden in die stehende Arbeitsposition wechseln und skelett- bzw. muskelschonend tätig sein.

Tipp:

Arbeitgeber sollten überlegen, ob die altbewährte Mittagspause von z.B. einer Stunde nicht zugunsten von mehreren Unterbrechungen am Arbeitstag aufgehoben werden sollte. Mitarbeiter erhalten so z.B. vormittags 15 Minuten Pause, mittags eine halbe Stunde und nachmittags erneut 15 Minuten Pause zur Erholung und Bewegung.

Bewegungspausen können aber auch dadurch erreicht werden, dass Mitarbeiter mehrmals am Tag zu einem Kopier- oder Scangerät gehen müssen. Allein aufgrund der Emissionen und nicht einzuschätzenden gesundheitlichen Folgen von Feinstaub aus Druckern oder Kopierern sollte kein Mitarbeiter derartige Geräte mehr im eigenen Büro stehen haben. Zudem sinken durch zentral positionierte Geräte die Wartungskosten für diese.

Bildschirmarbeit

Folge der langen Bildschirmarbeit ist neben Rückenproblemen vielfach auch eine Verschlechterung der Sehleistung. Daher fragen sich viele Mitarbeiter zu Recht, ob ihnen bei der täglichen Arbeit nicht eine Gleitsichtbrille für die Arbeit am Bildschirm Erleichterung verschaffen könnte. Die PC-Brille gehört zur sog. „persönlichen Schutzausrüstung“ des Arbeitnehmers. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Brille, die besonders für die Bildschirmarbeit konzipiert ist. Wenn aufgrund einer arbeitsmedizinischen Untersuchung (oder aufgrund des Attests eines Augenarzts) die Notwendigkeit einer solchen Brille festgestellt wird, muss der Arbeitgeber die Kosten für diese Brille übernehmen. Da diese Brillen sehr teuer sind, lohnt es sich daher vor der Anschaffung mit dem Arbeitgeber über diesen Zuschuss zu sprechen.

Tipp:

Im Anhang zur Arbeitsstättenverordnung finden sich weitere wichtige Details zur Gestaltung von gefährdungsfreien Bildschirmarbeitsplätzen. Danach muss die Tätigkeit u.a. regelmäßig unterbrochen werden, damit sich Augen und Körper (aufgrund der starren Sitzhaltung) erholen können. Außerdem muss der Bildschirm ausreichend groß und strahlungsarm sein.

II Struktur und Übersicht schaffen

Problem: unübersichtlicher Arbeitsplatz

Sicherlich wird man den meisten Schreibtischen ansehen, dass dort jemand geschäftig arbeitet. Es liegen Akten und Posteingänge auf dem Tisch. Notizzettel kleben am Monitor oder an einer Pinnwand. Ablagekästen sind gut gefüllt oder in Ermangelung derselben finden sich verschiedene Papierstapel auf dem Tisch, bei denen ein Außenstehender meist nicht auf den ersten Blick erkennen kann, um was es sich handelt. Dazwischen stehen Kaffeebecher, persönliche Sachen (wie Glückbringer oder ein Foto der Familie) sowie die dringend notwendige Tafel Schokolade, um dem nächsten Stress zumindest ein wenig entgegenwirken zu können. Ist der Schreibtisch oder das ganze Büro eher klein, so finden sich häufig auch Aktenstapel neben dem Schreibtisch und vor dem Aktenregal.

Jeder kennt solche Arbeitsplätze und die wenigsten haben ein gutes Gefühl dabei. Es ist für jeden leicht zu erkennen, dass an solchen Arbeitsplätzen ein entspanntes und konzentriertes Arbeiten kaum möglich sein dürfte. Dennoch nehmen es die meisten hin und wundern sich eher über die Kollegin, deren Schreibtisch picobello aufgeräumt ist und unterstellen ihr, dass sie womöglich wenig zu tun hat. Ihre Arbeit ist schließlich nicht zu sehen …

Aktenberge und Notizzettel vermeiden

Fakt ist jedoch, dass ein Schreibtisch, auf dem sich zu viele Dinge befinden, zum einen ein konzentriertes Arbeiten kaum möglich macht und unbequem ist, denn möglicherweise liegt die gerade zu bearbeitende Akte auf anderen Dingen, die aufgrund der zu kleinen Tischplatte ansonsten keinen Platz finden. Zum anderen birgt ein chaotischer Schreibtisch das Risiko, dass eine Aufgabe oder ein Posteingang übersehen wird.

Wichtig ist daher, den eigenen Schreibtisch klar und ordentlich zu strukturieren. Alles, was sich aktuell in Bearbeitung befindet, hat einen festen Platz, z.B. in Ablagekörben oder einem Regalfach. Aktenberge darf es nicht geben, denn jede Akte, die sich nicht in Bearbeitung befindet, sollte solange im Aktenschrank hängen, bis sie tatsächlich bearbeitet werden kann bzw. gebraucht wird.

Um der Flut von Notizzetteln Herr zu werden empfiehlt es sich, z.B. mit der Aufgaben- oder Notizfunktion von Outlook oder der eigenen Kanzleisoftware zu arbeiten. Ist eine Aufgabe rein aktenbezogen, sollte – anstatt einen Klebezettel am Monitor zu befestigen (der sich zudem auch leicht ablösen und verloren gehen kann) – besser eine elektronische Wiedervorlage notiert werden.

Organisation des Papierposteingangs

Wenn die Kanzlei noch keine E-Akte nutzt, sondern Papierposteingänge zu den Mitarbeitern gelangen, sollte klar definiert werden, wie und wo neue Posteingänge zu den verantwortlichen Personen kommen. Steht hierfür ein besonderer Postablagekorb auf dem Schreibtisch, der entsprechend beschriftet ist, kann auf diesem Wege nichts verloren gehen und es ist sofort erkennbar, dass neue Post eingegangen ist. Die „berühmte“ Ablage auf einem leeren Bürostuhl ist hier meist nicht zweckdienlich und sollte abgeschafft werden. Ideal ist es, wenn alle Mitarbeiter der Kanzlei mehr oder weniger dieselben Ablagemöglichkeiten verwenden. Denn so ist auch im Vertretungsfall eine Kollegin oder ein Kollege sofort in der Lage, sich Übersicht über den Arbeitsplatz zu verschaffen und z.B. eilige Angelegenheiten zu finden und zu bearbeiten.

Posteingang regelmäßig aussortieren

Vielfach befinden sich auf Schreibtischen auch Posteingänge, die nicht aktenbezogen sind. Dazu gehören Angebote, Werbung, Seminareinladungen, Rundschreiben, Newsletter, Artikel aus Fachzeitschriften etc. Oft landen diese im Fach „Sonstiges“. Und dieses Fach wächst und wächst, weil es selten aufgeräumt wird. Stattdessen blockiert es Ablagefläche. Hier hilft ein diszipliniertes Aussortieren. Zum Beispiel sollte alles, was am Ende eines Monats nicht mehr relevant ist, vernichtet werden. Benötigt man Informationen jedoch u.U. länger, können die Eingänge elektronisch gesammelt werden. Fachinformationen kommen heutzutage ohnehin häufig per E-Mail, weshalb hier auf den Ausdruck gezielt verzichtet und eine Archivierung im Mailordner vorgenommen werden sollte. Aber auch dieser sollte regelmäßig aufgeräumt und geleert werden, um nicht unnötigen Speicherplatz zu belegen.

Checkliste „Der aufgeräumte Schreibtisch“:

  • Nicht sofort benötigte Akten kommen mit Wiedervorlage wieder in den Aktenschrank.
  • Posteingänge kommen in einen gesonderten beschrifteten Posteingangskorb.
  • Werbung oder Eingänge, die unter „Sonstiges“ fallen, werden entweder sofort nach Durchsicht vernichtet oder an einen zentralen Ort gelegt, der spätestens einmal im Monat gesichtet wird.
  • Abzulegende Akten werden zügig und regelmäßig (wöchentlich, monatlich) abgelegt.
  • Notizzettel erhalten – wenn überhaupt benötigt – einen zentralen sichtbaren Platz, ansonsten werden elektronische Notizen bzw. Wiedervorlagen genutzt.
  • Jeden Abend werden gerade bearbeitete Akten auf einen Stapel gelegt, die übrigen gehen mit Wiedervorlage in den Aktenschrank zurück.
  • Geschirr, Krümel etc. werden aufgeräumt.

III Wer macht was?

Klare Kommunikation erleichtert die Arbeit

Wie bereits eingangs beschrieben, befindet sich der Arbeitsplatz oftmals mitten im Herzen der Kanzlei. Wenn auch nicht tatsächlich örtlich, so ist der Schreibtisch was die tägliche Arbeit der Mitarbeiter angeht, doch mitten im Geschehen. Hier werden viele verschiedene Aufgaben am Tag erledigt, eine Flut von Telefonaten und Mails will beherrscht und beantwortet werden und „nebenher“ ist noch der Fristablauf des Tages zu erledigen. In sehr kleinen Kanzleien stellt sich die Frage danach, wer welche Aufgaben erledigt, nicht wirklich. Hier bedarf es vielleicht nur der Abstimmung zwischen zwei oder drei Kollegen. Aber in etwas größeren Kanzleien kann dadurch viel Stress aufkommen, dass niemand genau weiß, wer welche Aufgaben übernimmt und es so entweder zu unnötiger Doppelarbeit oder zu (Informations-)Verlusten kommt. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann im schlimmsten Fall zu einem Haftungsproblem führen!

Klare Aufgaben- und Stellenbeschreibung

Jeder Mitarbeiter muss wissen, welche Aufgabe er zu erledigen hat. Wichtig ist, dass jedem seine Aufgaben- bzw. Stellenbeschreibung bekannt ist. Aus dieser Beschreibung ergeben sich die Haupttätigkeiten, die der Mitarbeiter zu erledigen hat. Besondere Verantwortlichkeiten sind hieraus ebenfalls ersichtlich (z.B. „Frau Becker ist Vertrauensperson für die Auszubildenden.“ oder „Herr Hartmann ist für die Pflege der Textbausteine verantwortlich.“). Zudem sind hier die Vertretungsregelungen fixiert. Ändern sich Tätigkeiten oder Vertretungsregelungen, so sind die Beschreibungen entsprechend anzupassen. Stellenbeschreibungen sind außerdem sehr hilfreich für neue Mitarbeiter, da sich diese bei Unklarheiten zu Verantwortlichkeiten schnell zielgerichtet informieren können.

Offener und regelmäßiger Austausch mit Kollegen

Selbstverständlich sollte auch sein, dass Kolleginnen und Kollegen sich regelmäßig über konkrete Aktensachverhalte austauschen, um z.B. voneinander zu lernen, oder bürointerne Angelegenheiten erörtern. Ein Forum für diese Gespräche kann eine regelmäßig stattfindende Team- oder Bürobesprechung sein. Für eine transparente und authentische Kommunikationskultur innerhalb der Kanzlei sollte an diesen Besprechungen auch ein Berufsträger teilnehmen.

Immer wieder wird es auch Konfliktpotenzial zwischen Mitarbeitern geben. Für diesen Fall muss klar geregelt sein, wie die Kommunikation ablaufen soll. Die Kanzlei sollte Feedbackregeln erstellen und Personen benennen, die als Vertrauenspersonen (über alle Hierarchieebenen hinweg) agieren und neutral vermitteln.

Checkliste „Kommunikation schafft Klarheit“

  • Aufgaben- bzw. Stellenbeschreibungen erstellen.
  • Feste Vertretungsregelungen treffen und schriftlich fixieren.
  • Bürobesprechungen fördern internen Austausch.
  • Vertrauenspersonen ermöglichen neutrale Vermittlung bei Konflikten.

IV Zeitmanagement

Struktur mindert Stress

Zu einer guten Arbeitsplatzorganisation gehört auch das eigene Zeitmanagement. Wenn es gelingt, die Tätigkeiten des Tages zu strukturieren und konsequent abzuarbeiten, ist viel getan für ein stressfreieres Leben in der Kanzlei. Strukturieren kann man jedoch erst, wenn deutlich wird, welche Aufgaben täglich oder wöchentlich zu erledigen sind. Es ist am Anfang hilfreich, z.B. eine Wochenübersicht zu erstellen und dort einzutragen, was wann zu erledigen ist. Wann werden die Wiedervorlagen herausgesucht? Wann werden Rückrufbitten erledigt? Wann muss die Unterschriftenmappe zum Chef? Wann findet der Unterricht mit den Auszubildenden statt? etc. Übrig bleiben hoffentlich Zeitfenster, die als Puffer für unvorhergesehene Tätigkeiten, wie Eilsachen oder ohne Termin auftauchende Mandanten, vorhanden sein sollten.

Die eigene Struktur des Tages sollte den Kollegen bekannt und vor allem mit dem eigenen Vorgesetzten klar kommuniziert und abgestimmt sein. Nur dadurch erreicht man ein reibungsloses Zusammenarbeiten.

Checkliste „Gut organisiert durch den Tag“:

  • Der Arbeitstag wird grob strukturiert und täglich nach derselben Struktur gelebt.
  • Es werden Pufferzeiten für unvorhergesehene Aufgaben eingeplant.
  • Viele einzelne identische Tätigkeiten werden gebündelt (z.B. Telefonate, Kenntnisnahmeschreiben, Mahnungen etc.).
  • Der eigene Tagesablauf ist Kollegen und Vorgesetzen bekannt, damit gegenseitig Rücksicht hierauf genommen werden kann.

V Fazit

Zu einer durchdachten Arbeitsplatzorganisation gehört nicht nur die Gestaltung eines gesunden Arbeitsumfelds, sondern auch eine offene und transparente Kommunikation. Die Struktur des eigenen Arbeitstags und ein eigenes Zeitmanagement, welches auch Unvorhergesehenes berücksichtigt, kann gemeinsam mit einem übersichtlichen und ergonomischen Arbeitsplatz für mehr Zufriedenheit bei der täglichen Arbeit führen.

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

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