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Das elektronische Urkundenarchiv – Inhalte und Auswirkungen

Das elektronische Urkundenarchiv – Inhalte und Auswirkungen
© Ray Hennessy / Unsplash

Scheinbar ist es ja noch lange hin bis zum Start des elektronischen Urkundenarchivs am 1.1.2022. Aber Sie erinnern sich bestimmt an ähnliche, tiefgreifende technische Umstellungen? Als Vorbereitungen erst „in letzter Sekunde“ und mit viel Stress fertig wurden? Als Sie anschließend fest entschlossen waren, das nächste Mal viel, viel früher mit den Vorbereitungen zu beginnen? Es könnte ja vielleicht doch möglich sein, Veränderungen besser koordiniert, sicherer und schneller neben dem anstrengenden Tagesgeschäft umzusetzen, wenn es frühzeitig los geht, oder?

gut geplant ist halb gewonnen

Da sind wir ganz Ihrer Meinung. Deshalb helfen wir Ihnen bei der etappenweisen Vorbereitung auf den Start des elektronischen Urkundenarchivs. Damit Sie wesentliche Punkte schon jetzt kennenlernen und ab 1.1.2022 voll durchstarten können. Auch wenn es jetzt keiner mehr hören mag: In den Weihnachtstagen davor bleibt dann doch noch Zeit für Plätzchen und Glühwein.

Was genau hat es also auf sich mit diesem elektronischen Urkundenarchiv? Starten wir doch einfach mal aus der Vogelperspektive.

elektronisches Urkundenarchiv „aus der Vogelperspektive“

Die langjährige Aufbewahrung notarieller Urkunden in Papierform über 100 Jahre kennen Sie aus Ihrer täglichen Praxis. Sicherlich haben Sie aber auch die begrenzten Lagerkapazitäten insbesondere der Amtsgerichte vor Augen, die notarielle Urkunden in Verwahrung nehmen (§ 51 BNotO). Diese Verwahrstellen können Sie bereits jetzt hier in der Rubrik „Urkundensuche“ recherchieren: https://notar.de/

Bisher spielen die Notarkammern und die Bundesnotarkammer also nur eine begrenzte Rolle bei der langjährigen Aufbewahrung. In der Pflicht sind vielmehr diejenigen Notarinnen und Notare (und Sie als Fachangestellte natürlich), denen eine solche Verwahrung übertragen wurde.

Mit dem Urkundenarchivgesetz wurde die rechtliche Grundlage geschaffen, dass „bei“ der Bundesnotarkammer (BNotK) das Elektronische Urkundenarchiv eingerichtet werden darf. Dies ist natürlich nicht unbedingt räumlich zu verstehen, sondern beschreibt vielmehr diese zusätzliche Aufgabe der BNotK, die dazu auch bereits Informationen anbietet: https://urkundenarchiv.bnotk.de/

platzsparend, noch besser gesichert und elektronisch verfügbar

Für die Zukunft wird also diese elektronische Archivierung helfen, zumindest künftig erstellte notariellen Urkunden deutlich platzsparender, noch besser gesichert und elektronisch verfügbar aufzubewahren. Erkennbar ist, dass schon bei der Vorbereitung des Gesetzes eher in längeren Zeiträumen geplant wurde: Für 30 Jahre ist weiterhin die parallele Aufbewahrung der Papierunterlagen vorgesehen.

elektronische Zwillinge und weitere Neuerungen

Um das elektronische Urkundenarchiv zu füllen, trifft jedes Notarbüro die Pflicht, Original-Papier-Niederschriften künftig zusätzlich zu scannen und einen „elektronischen Zwilling“ im elektronischen Urkundenarchiv zu erstellen.

Es ergeben sich aber noch weitere Neuerungen:

  1. Die bisherige Urkundenrolle soll künftig ein digitales Urkundenverzeichnis werden.
  2. Verwahrungsgeschäfte werden ebenfalls elektronisch im künftigen Verwahrungsverzeichnis verwaltet.
  3. Und Nebenakten können, wenn der Notar sich dafür entscheidet, ebenfalls elektronisch geführt werden.

Entlastung nur für die Amtsgerichte? Erst in 30 Jahren?

Und wofür ist das alles gut? Wie vieles im digitalen Bereich, ist natürlich auch hier Entlastung das große Ziel, Entlastung bei der Papier-Archivierung z.B. Denn nach 30 Jahren steht die Vernichtung der Papier-Niederschrift an. Der „elektronische Zwilling“, also die „elektronische Fassung der Urschrift“, wird stattdessen für insgesamt 100 Jahre digital aufbewahrt werden. Lagerräume bei Amtsgerichten, Staatsarchiven und aktenverwahrenden Notaren werden also nach und nach entlastet.

Schön und gut, sagen Sie? Und wie entlastet mich das Ganze?

Abschriften 2.0 – kein Wühlen mehr in Papier-Urschriften

Hier also unser erster Tipp: Mit Hilfe der elektronischen Fassung der Urschrift werden wiederum Abschriften durch Ausdrucken auf Papier erzeugt werden können.

Vielleicht haben Sie Ihre Büroabläufe jetzt schon darauf ausgerichtet, nicht mehr in allen Fällen Abschriften direkt von der Papier-Urschrift, sondern von einer gescannten Datei zu fertigen? Die Übereinstimmung von Original und Abschrift zu prüfen und zu bestätigen ist ja nicht ganz selten in Ihrer täglichen Arbeit. Das Urkundenarchivgesetz bietet diese Möglichkeit jedenfalls, indem die elektronische Fassung als Ausgangspunkt genutzt wird, um wieder eine Abschrift auf Papier zu erstellen.

Den Aufwand, den Sie für qualitativ hochwertiges Scannen leisten – einschließlich systematischer Benennung der Dateien – könnte sich also direkt für Ihre eigene Arbeit auszahlen. Zur Scan-Qualität finden sich ja an etlichen Stellen Tipps und Hinweise, um dem späteren Leser ein aussagekräftiges elektronisches Dokument zu präsentieren. Hier z.B.: Kilian/Sandkühler/vom Stein, Praxishandbuch Notarrecht, § 15 Rn 101 ff.

Gewisse Vorteile könnten Sie also in naher Zukunft bereits für sich erschließen. Und die gehen deutlich über das hinaus, woran zu allererst zu denken ist: nämlich, sich das Heraussuchen von Papier-Urschriften aus der Urkundensammlung zu sparen und direkt vom PC-Arbeitsplatz aus auf die elektronische Fassung zuzugreifen.

Das können Sie jetzt schon tun

  1. Stecken Sie Aufwand in qualitativ hochwertiges Scannen (und Scanner).
  2. Machen Sie sich zur erforderlichen Scan-Qualität schlau.
  3. Legen Sie im Team fest, wie die systematische Benennung der Dateien aussehen soll.

Für Neugierige zum Nachlesen

Ganz schön praktisch, oder? Wenn Sie jetzt neugierig geworden sind oder ohnehin Paragrafen lieben, geht es hier zum Gesetzestext. Noch mal in „juristisch“: Die „elektronische Fassung der Urschrift“ wird der Urschrift in Papierform gleichgestellt werden. Hierzu erfolgt eine Neuregelung in § 45 Abs. 2 BeurkG. Der Gesetzestext steht in Artikel 2 Nr. 10 des sogenannten Urkundenarchivgesetzes.

Allgemeine Informationen und ein aufschlussreiches Schaubild stellt die Bundesnotarkammer hier zur Verfügung: https://urkundenarchiv.bnotk.de/

Einen kompakten Artikel bietet auch die Notarnet GmbH an.

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