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Bewerbungsunterlagen und Datenschutz – Darauf ist unbedingt zu achten:

Bewerbungsunterlagen und Datenschutz – Darauf ist unbedingt zu achten:
© John Salvino / Unsplash

Zum Datenschutz sind wir von Gesetzes wegen verpflichtet. Das betrifft aber nicht nur die sensiblen Daten unserer Mandanten, Gegner und der sonstigen Beteiligten, sondern auch und gerade diejenigen von Bewerbern. Sie dürfen in der Regel auf die Professionalität des potenziellen Arbeitgebers vertrauen, dass die Unterlagen nur für die Zwecke genutzt werden, für die sie gedacht sind: Um sich als geeigneter Bewerber für eine Stelle darzustellen und kontaktierbar zu sein.

Welche sensiblen Daten müssen geschützt werden?

Im Rahmen einer Bewerbung erhobene Daten

Um sich für die ausgeschriebene Stelle als richtige Besetzung zu präsentieren, werden neben den die Person identifizierbar machenden Daten wie Name, Vorname, Anschrift und Kontaktdaten noch deutlich sensiblere Daten angegeben, wie z.B.:

  • Bewerbungsfoto;
  • Informationen über Familienangehörige;
  • beruflicher Werdegang inklusive Schulen, Ausbildung, Studium etc. sowie
  • persönliche Interessengebiete/Vorlieben, Zukunftswünsche

Darüber hinaus gehören zu den sensiblen Daten auch z.B. erstellte Notizen aus dem Vorstellungsgespräch, von einem etwaigen Probearbeitstag, aber auch Probearbeiten des Bewerbers. Außerdem können sich in den Unterlagen Informationen aus verschiedenen Social-Media-Kanälen befinden.

Daten aus Facebook & Co – Exkurs: „Social Monitoring“

Das „Social Monitoring“ von Bewerbern gehört heute in vielen Unternehmen zum Alltag, muss aber kritisch betrachtet werden, da selbst öffentlich zugängliche Informationen auf solchen Kanälen nicht (oder nur beschränkt) der Bewerbungsentscheidung zugrunde gelegt werden dürfen (private Informationen, z.B. auf Facebook, sind privater Natur, insoweit schutzwürdig und nicht dem Zweck – s. dazu sogleich – entsprechend). Beim „Social Monitoring“ sollte man sich daher auf speziell für die berufliche Darstellung gedachte Portale, wie z.B. Xing oder LinkedIn, beschränken.

Datenschutz gilt auch hier!

Auch die über Social-Media erlangten Informationen unterliegen dem Datenschutz. Dabei ist es unerheblich, ob die Informationen digital oder in Papier vorliegen: Der Daten- und Vertrauensschutz ist umfassend!

Nur der Zweck heiligt die Mittel!

Die überlassenen bzw. ermittelten Daten sind an den Zweck gebunden, die Daten dürfen also nur erhoben, genutzt, verarbeitet und gespeichert werden, wenn dies dem eindeutig festgeschriebenen Zweck dient. Indem der Bewerber seine Unterlagen einreicht, erteilt er bereits die Zustimmung zur Datenvereinbarung für (nur) diesen Zweck.

Hausinterne Behandlung sensibler Daten

Datenschutz im Zusammenhang mit Bewerbungsunterlagen bedeutet nicht nur, dass diese nur zweckgebunden genutzt und nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu löschen bzw. zu vernichten sind (s. dazu sogleich unter V.), sondern vielmehr auch, dass der hausinterne Umgang mit den sensiblen Daten eines Bewerbers geregelt und begrenzt ist:

Personenkreis

Die Nutzung, Verarbeitung und Speicherung von Bewerberdaten ist auf diejenigen Personen beschränkt, die mit dem Bewerbungsverfahren beauftragt sind. Daher ist die Weitergabe auch hausintern nur an Personen erlaubt, die an dem Bewerbungsverfahren beteiligt sind und sich von der Person des Bewerbers sowie dessen beruflichen Kompetenzen ein Bild machen müssen. Die insoweit einbezogenen Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen die Unterlagen anderen Personen, die nicht am Bewerbungsverfahren beteiligt sind, nicht zugänglich machen oder Informationen hieraus preisgeben. Das wäre nämlich ein unberechtigter Zugriff auf die personenbezogenen Daten und damit ein Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften.

Löschungspflichten/Vernichtungspflichten

Ist der Zweck erfüllt, die ausgeschriebene Stelle also besetzt, ist die Rücksendung, Vernichtung oder Löschung sämtlicher Bewerberdaten – auch etwaiger handschriftlicher Notizen (s.o. unter I.) – für den potenziellen Arbeitgeber verpflichtend, mit Ausnahme der Daten der eingestellten Person (Personalakte), sofern der Bewerber einer weitergehenden Aufbewahrung bzw. Speicherung nicht ausdrücklich zugestimmt hat. Eine Zustimmung zur weitergehenden Aufbewahrung bzw. Speicherung kann beim Bewerber eingeholt werden, wenn zu erwarten steht, dass weitere Stellen, auf die die Bewerbung passt, künftig vakant werden können, was z.B. in größeren Kanzleien der Fall sein kann.

Ordnungsgemäße Vernichtung von Bewerberdaten

Liegt eine entsprechende Zustimmung des Bewerbers nicht vor, sind die Unterlagen zurückzusenden, zu vernichten bzw. zu löschen. In diesem Zusammenhang ist natürlich auch darauf zu achten, dass die Unterlagen ordnungsgemäß vernichtet und nicht z.B. in den Papierkorb geworfen werden und dass bei Löschung von ausrangierten Festplatten – wie dies auch in Bezug auf andere sensible Daten der Fall sein muss – diese so vernichtet werden, dass die Daten nicht von Dritten rekonstruiert werden können.

Zeitpunkt der Löschung

Beachte: Mögliche Geltendmachung von Ansprüchen nach dem AGG

Aber Achtung: Die Unterlagen sollten nicht sofort nach Zweckerreichung vernichtet oder gelöscht werden, um sich selbst schützen zu können. Immerhin besteht die Möglichkeit, dass ein abgelehnter Bewerber wegen Verstoßes gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz Ansprüche geltend macht, wozu er (außergerichtlich) zwei Monate nach Zugang der Ablehnung Gelegenheit hat (§ 15 Abs. 4 AGG). Klageweise muss er diese dann innerhalb von drei Monaten nach außergerichtlicher Einforderung geltend machen (§ 61b ArbGG).

Hinweis: Die Unterlagen können bzw. sollten also rund sechs Monate aufgehoben bzw. gespeichert werden, um sich die Möglichkeit einer Verteidigung offen zu halten.

Endgültiges Löschen/Vernichten

Nach Ablauf von sechs Monaten nach Ablehnung eines Bewerbers ist allerdings die Kanzlei endgültig in der Pflicht zur Löschung/Vernichtung sämtlicher Bewerberdaten.

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

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