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6 x aha! Wie sich Ausbilder erfolgreich um neue Azubis kümmern

6 x aha! Wie sich Ausbilder erfolgreich um neue Azubis kümmern
©By DarkWorkX; Source pixabay

Kürzlich stand der ideale Start der Auszubildenden in den Kanzleien hier im Blog auf der Agenda. Eine gute Ausbildung steht und fällt aber auch mit klugen, vorausschauenden Ausbildern. Von denen ist viel zu selten die Rede. Das ändern wir jetzt schnell einmal.

Ausbilder und Bürovorsteher müssen und sollen nichts Übermenschliches vollbringen. Wer aber heute Azubis in Kanzleien für den Beruf fit macht, arbeitet täglich mit jungen Menschen, deren Lebens- und Ausbildungssituationen sich häufig völlig anders darstellen, als noch vor Jahren. Wer damit geschickt umgeht, lotst die Azubis nicht nur erfolgreich zur Abschlussprüfung, sondern fördert deren positive Entwicklung und bindet zuverlässige Fachkräfte an die Kanzlei, die er später nicht mehr missen will. Fachkräfte, die für ihren Beruf brennen.

 

1. Es läuft rund in der Runde

Wie ein Wanderpokal werden sie herumgereicht, die neuen Kräfte, die jetzt für drei Jahre in Büro und Berufsschule den Kampf mit Gesetzestexten aufnehmen. Das heißt: jede Menge neue Gesichter. Damit das im Büro nicht unkoordiniert vonstatten geht, sollte der Ausbilder die Aufgabe übernehmen, die Azubis mit allen Mitarbeitern bekannt zu machen, deren Aufgabenspektrum im Büro zu erklären und natürlich die Kolleginnen und Kollegen vorstellen, die ebenfalls noch in der Ausbildung stecken.

Hinweis
Für manche sieht es seltsam aus, wenn der Azubi wie eine Logistikfachkraft mit Büchlein und Stift unterwegs ist, aber es ist einfach eine gute Lösung: mitnehmen, vorstellen und den Azubi Namen und Aufgaben notieren lassen, ferner wer im welchen Lehrjahr ist und was sich an zentralen Orten der Kanzlei abspielt. Zeigen, wo das Büromaterial gelagert wird, ferner die Kellerräume, Aktenablage, Empfangs- und Wartebereich und natürlich die einzelnen Büros der Anwälte. Und auch das ist nicht übertrieben und wird von vielen Ausbildern gerne praktiziert: eine Büroskizze mit allen Räumen und Kurzbezeichnungen aushändigen.

2. Ausbilder im Netz – so treiben Sie Austausch und Strategien für akute Probleme voran

Meist sind es ausbildungsbezogene Portale und ReNo-Foren, in denen sich Kanzleimitarbeiter austauschen. Die dort geschilderten Probleme spielen sich hauptsächlich auf der Ebene der Azubis ab. Dabei gibt es für Ausbilder ebenso gute Informations- und Diskussionsplattformen, hierzu zählen

Praktische Anlaufstellen sind auch das

Die Probleme, denen sich junge Berufsstarter gegenübersehen, sind vielfältig und mitunter auch privater Natur: Eigene Erkrankungen, Krankheits- oder Pflegefälle in der Familie, finanzielle Sorgen oder eine zerbrochene Partnerschaft. Ausbilder müssen und können auch nicht ad hoc zu jedem Problem die passende Lösung entwickeln. Gerade die Pflege von Angehörigen ist in den vergangenen Jahren für Arbeitnehmer zu einem Thema mit enormen Beratungsbedarf geworden. Sie können hier unterstützen und Auszubildenden ggf. geeignete Adressen empfehlen, wie z.B. Krankenkassen, Sozialberatungen oder Pflegestützpunkte.

Hinweis
Halten Sie engen Kontakt zu den Berufsschullehrern und lassen Sie sich Klausuren und Tests vorlegen. Stimmen Sie die deren Nachbereitung mit den Kollegen im Büro ab. Vor allem wenn sich Schwierigkeiten in den Kernfächern Rechts- und Fachkunde abzeichnen, sollten Sie frühzeitig ansetzen, da sich Wissenslücken und Verständnisprobleme noch leicht angehen lassen.

3. Dürfen oder nicht

Nutzen Sie unbedingt Merkblätter und Vordrucke, wie sie beispielsweise die Frankfurter Anwaltskammer (Formulare rechtsseitig) anbietet. Manche Vordrucke können Sie komplett, manche anteilig übernehmen. Grundsätzlich gilt: Selbständiges Arbeiten ist für Auszubildende ohnehin tabu und auch nach Einarbeitung nur unter bestimmten organisatorischen Voraussetzungen möglich. In der Regel bedeutet das ein Arbeiten unter Anleitung bzw. mit Nachkontrolle. Erstellen Sie eine Checkliste mit Tätigkeiten, die besonders verantwortungsvoll sind, z.B.

  • Fristenmanagement und -kontrolle
  • Führung Kanzleikalender
  • Postausgang, Telefax- und beA-Versand
  • Routinen im Empfangsbereich.

Arbeitsanweisungen sollten zu Beginn der Ausbildung nicht ausufern, aber zumindest verständlich erläutern, welche Abläufe zwingend unter Anleitung zu erledigen sind, wo klassische Fehlerquellen lauern und warum fragen immer besser ist als schweigen.

Hinweis
Einer schriftlichen Belehrung kommt auch Beweiskraft zu, was die Arbeitsorganisation in der Kanzlei betrifft. Verfassen Sie daher stets schriftliche Merkblätter und Arbeitsanweisungen, die der Auszubildende (oder neue Kanzleimitarbeiter) auch unterzeichnet und bestätigt, diese verstanden zu haben (vgl. zuletzt OLG Karlsruhe, Beschl. v. 16.07.2019, Az. 17 U 423/19). Fassen Sie solche Anweisungen für Azubis knapp und verständlich zusammen und lassen Sie diese von Mitarbeitern gegenlesen.

4. Was Ausbilder delegieren sollten 

Nachzuhalten, ob alle notwendigen Unterlagen vorhanden sind, können Ausbilder an die Buchhaltung delegieren. Diese kann eine Checkliste mit den notwendigen Daten und Formularen abgleichen und direkt beim Auszubildenden fehlende Dokumente anfragen:

  • Renten-/Sozialversicherung und Krankenkasse (Daten und Anmeldung)
  • Bankverbindung
  • Dauerauftrag mit Ausbildungsvergütung einrichten
  • falls vereinbart: vermögenswirksame Leistungen
  • Monatsticket (falls übernommen: Dauerauftrag oder Lastschrifteinzug prüfen)
  • Aushändigung und Gegenzeichnung aller Merkblätter/Formulare der Kanzlei.

Hinweis
Bereits in der ersten Woche sollte die strukturierte Ausbildung für die gesamte Probezeit besprochen sein. Das bedeutet natürlich keine minutiöse Abfolge für jeden Tag. Allerdings sollte feststehen, dass  Auszubildende nach den ersten drei Wochen den Kanzleibetrieb, Zuständigkeiten der Mitarbeiter und alle üblichen Abläufe verinnerlicht und auch begleitet haben. Sie kennen die lokalen Gerichte und Behörden sowie deren Fristenbriefkästen, ebenso die Leerungszeiten nahegelegener Briefkästen. Was viele Ausbilder vergessen: eine eng getaktete Abstimmung mit den Mitarbeitern. Beziehen Sie mindestens zwei Personen mit ein, die Ihnen nach dem ersten Monat grobe Eindrücke schildern können, so dass Sie zum Ende der Probezeit gleich ein erstes Gespräch mit den Auszubildenden auf Basis der Einarbeitungszeit führen können und sich ein Bild machen, wie der Nachwuchs mit dem Berufsschulstoff zurechtkommt. Vor dem Gespräch ist auch der Kontakt mit Berufsschullehrern sinnvoll.

5. Auf gute Kommunikation

Eine wichtige Sache: wie der Umgang mit Messenger-Diensten im Büro gehandhabt wird. Der Anbieter WhatsApp ist sicher am meisten verbreitet. Kanzleimitarbeiter können sich untereinander austauschen oder zu einer Gruppe anmelden. Mandatsbezogene bzw. berufliche Einzelheiten oder Mandantenkontakte haben hier aber nichts verloren. Insoweit muss der Ausbilder selbst aktiv werden und ggf. auf einen datensicheren Messenger und eine dort zu bildende Gruppe hinweisen. Als Alternativen bieten sich u.a. Signal, Threema oder stashcat an. Einige Anbieter haben auch Messenger-Versionen für Laptop bzw. PC entwickelt.

6. Wie die Anwaltskammern unterstützen

Ausbildungsabbrüche sind auch in der ReFa- und ReNo-Ausbildung zu einem großen Problem geworden. Dem können Sie mit Hilfestellung der Anwaltskammern entgegensteuern, die mit Ausbildungsberatern kompetenten Rat und Lösungsvorschläge einbringen. Viele Klippen, ob nun im berufsbezogen fachlichen oder im persönlichen Bereich, lassen sich überwinden, wenn nur miteinander gesprochen wird. Nicht zuletzt eine mangelnde Kommunikationskultur in den Kanzleien führt oft dazu, dass ein Auszubildender „den Schönfelder hinwirft“ – eine Entwicklung, die in vielen Fällen vermeidbar ist. Oft wird vergessen: Sowohl Auszubildende als auch Ausbilder finden bei den Kammern Unterstützung – also beide Seiten. Beispielshalber nachstehend ein paar entsprechende Angebote:

 

Hinweis
In der ReNoSmart-Bibliothek stecken jede Menge Praxishilfen auch für Ausbilder. So die praktischen Tipps für die ersten Wochen aus unserem „Ausbilder-Leitfaden – ReNoFa richtig ausbilden“ sowie Handreichungen für konkrete Arbeitssituationen und Feedbackgespräche aus dem Band Personalmanagement für Anwaltskanzleien. Suchen Sie außerdem noch nach Ideen für Sonderleistungen an Azubis? Wir haben hier (unter: „Der kleine Bonus von nebenan: Zusatzleistungen anstatt mehr Geld“) ein paar Anregungen zusammengefasst.

Dieser Beitrag wird zur Verfügung gestellt von: ReNoSmart, die Online-Bibliothek für Kanzlei- und Notariatsmitarbeiter

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